Base Work+ có gì đặc biệt mà hàng nghìn doanh nghiệp Việt đang sử dụng?

Công nghệ hiện nay đã phát triển đáng kinh ngạc và chúng ta đang bước vào thời kỳ số hóa mọi hoạt động của đời sống. Đối với các doanh nghiệp, họ cũng đã tìm kiếm các giải pháp để số hóa quy trình hoạt động của mình, sao cho việc vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

Tuy nhiên không phải cứ chuyển đổi số là đem lại thành công. Theo một báo cáo gần đây nhất được đưa ra vào năm 2018 thì các doanh nghiệp đã bỏ ra 1,3 nghìn tỷ USD để chuyển đổi số nhưng 70% thất bại, chỉ 16% thành công. Tại sao lại như vậy?

Nguyên nhân chủ yếu là do các doanh nghiệp đã kỳ vọng sai lầm về một sản phẩm số giúp họ làm được mọi việc. Ngoài ra, họ cũng kỳ vọng về một sự thay đổi ngay lập tức trong khi họ chưa làm chủ được công nghệ.

Về bản chất, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thông minh hơn, nhưng nó cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được 2 yếu tố: con người thông minh hơn và làm chủ được công nghệ.

Đối với yếu tố thứ hai, làm chủ công nghệ không đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin với hàng chục nhân viên, mà là họ có thể chủ động với công nghệ có trong tay mà không cần nhờ đến ai – điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm được một công cụ số - một plattform giúp họ làm chủ mà không cần hiểu biết quá sâu về công nghệ. Và dường như bộ công cụ Base Work+ của công ty Base.vn là sản phẩm đáp ứng được tiêu chí này.

Base Work+ bao gồm 3 sản phẩm Base Request, Base Wework và Base Workflow. Đây là 3 sản phẩm giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động của các nhân viên, phòng ban và các dự án hiệu quả hơn, đơn giản hóa các quy trình thủ tục phức tạp.

Base Request

Base Request là phần mềm xử lý các yêu cầu, đề xuất của nhân viên. Phần mềm này giúp nhân viên dễ dàng đưa ra các đề xuất và người lãnh đạo doanh nghiệp có thể phê duyệt một cách nhanh nhất. Chẳng hạn như người lao động xin nghỉ phép 1 ngày, hay đề xuất khen thưởng, tất cả đều có thể nhập vào form và form này được hiển thị rất dễ nhìn đối với người lãnh đạo.

Từ người lãnh đạo cao nhất đến lãnh đạo các Phòng, Ban đều có thể phê duyệt các đề xuất nhờ cơ chế phân quyền và trao quyền linh hoạt theo các luồng phê duyệt. Thông tin hiển thị một cách thống nhất và chuẩn hóa. Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thì điều này rất hữu ích bởi chúng ta có thể hình dung nếu doanh nghiệp không có một phần mềm như Base Request thì quy trình phê duyệt sẽ rất chậm bởi thông tin sẽ phải đi qua rất nhiều phòng ban, nhiều cấp lãnh đạo. Khi một công việc bị giải quyết chậm thì sẽ tạo ra sức ì cho doanh nghiệp.

Đối với các nhân viên mới được tuyển dụng, họ thường rất muốn nỗ lực thể hiện mình. Họ có thể có những sáng kiến, ý tưởng, đề xuất, nhưng họ không biết gửi cho ai, ai sẽ phê duyệt đề xuất của họ. Base Request giúp họ giải quyết vướng mắc này.

Một ưu điểm nữa là Base Request ngoài phiên bản trên PC còn có phiên bản trên smartphone, từ đó người lãnh đạo có thể xử lý các yêu cầu mọi lúc mọi nơi.

Base Wework

Đây là phần mềm quản lý công việc và dự án. Ông Phạm Kim Hùng, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Base.vn cho biết: “Ở góc độ nhà quản lý, chúng tôi hiểu rất rõ những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong quá trình tổ chức, sắp xếp và theo dõi công việc hàng ngày. Thật khó để biết nhân viên của mình đang làm gì, bao nhiêu công việc đã đến hạn chót, những công việc nào khẩn cấp cần xử lý. Cũng thiếu cơ sở để chúng ta đánh giá khách quan, minh bạch kết quả làm việc của nhân viên vì dữ liệu không được tập trung. Đó cũng là lý do chúng tôi xây dựng Base Wework”.

Như vậy, nếu như Base Request là phần mềm để người lãnh đạo phê duyệt các đề xuất của nhân viên thì Base Wework là công cụ để nhân viên báo cáo tiến độ công việc để lãnh đạo từng Phòng Ban, từng dự án nắm được tình hình, từ đó có thể điều hành tốt hơn.

Ưu điểm của Base Wework là nó cung cấp 15 cách thức quản lý khác nhau và 5 cách thức hiển thị theo các dạng: list, bảng, gantt, dòng thời gian, chu kỳ, giúp người lãnh đạo hình dung tốt hơn về tiến độ công việc.

Hiện Base Wework đã được phát triển đến phiên bản thứ hai. Phiên bản này bổ sung thêm một số tính năng mới. Chẳng hạn tính năng Milestone cho phép xác định mục tiêu, xác định thời gian cụ thể phải hoàn thành. Tính năng More Insight cho người dùng biết có bao nhiêu phòng ban, bao nhiêu công việc được hoàn thành, ai là người có nhiều công việc phải xử lý nhất, ai là người trễ việc… Phần mềm này báo cáo kết quả chi tiết theo cá nhân, kết quả của từng Milestone, báo cáo theo các mốc thời gian tùy chỉnh.

Hiện có hơn 2000 doanh nghiệp đang sử dụng Base Wework, 300.000 dự án/team triển khai trên ứng dụng này, 10 triệu thảo luận đang diễn ra và 5 triệu công việc được hoàn thành trên Base Wework.

Base Workflow

Nếu như Base Wework là phần mềm nhằm quản lý từng công việc, từng dự án thì Base Workflow là công cụ quản lý cả một quy trình, đi qua nhiều giai đoạn khác nhau giữa các phòng ban.

Chúng ta đều biết trong một doanh nghiệp, nếu chỉ ứng dụng phần mềm để quản lý từng công việc thôi thì chưa đủ. Có hàng trăm quy trình trong doanh nghiệp cần sự phối hợp và tham gia của nhiều Phòng, Ban. Thậm chí, quy trình càng nhiều bước, luân chuyển qua nhiều bộ phận, dữ liệu càng dễ bị phân tán, lặp lại và dẫn đến sai sót. Chính vì thế quản lý quy trình trở thành một bài toán khó và Base Workflow được viết ra để giải quyết bài toán này.

Theo ông Trịnh Ngọc Bảo, Giám đốc vận hành của Base.vn, phần mềm Base Workflow không chỉ số hóa quy trình (tức là giúp cho toàn bộ các quy trình được vận hành trơn tru trên nền tảng công nghệ thay vì những bản vẽ trên giấy trước đây), phần mềm này còn hỗ trợ quá trình thực thi, kiểm soát, đo lường, tương tác và tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin cũng như quá trình hoạt động.

Hình trên cho thấy phần mềm Base Workflow cho phép các lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi quy trình công việc như thế nào. Các ô màu trắng là các công việc đang tiến hành, màu đỏ là tắc nghẽn và màu xanh là các công việc đã hoàn thành. Phần mềm sẽ cập nhật và thông báo theo thời gian thực ngay khi một nhiệm vụ được tick done (kết thúc). Nhân viên và lãnh đạo có thể tương tác, trao đổi thông tin và thảo luận ngay trên hệ thống.