Từ lâu, tôi vẫn “mặc định” là các bệnh viện (BV) tuyến dưới không thể bằng các BV tuyến trên về mọi mặt, nhất là chuyển đổi số. Nhưng khi “mục sở thị” tại BV Đa khoa (ĐK) Đức Giang, tôi đã thật sự ngỡ ngàng trước tốc độ chuyển đổi số và hiệu quả đạt được ở đây.
Từ lâu, BV đã sử dụng hệ thống PACS (lưu trữ và truyền hình ảnh y tế) trong X-Quang, thay cho phim chụp; thanh toán dịch vụ y tế không dùng tiền mặt; thông báo kết quả xét nghiệm online; đặt lịch khám online, đăng ký khám bệnh bằng Face ID và căn cước công dân (CCCD) … Hiện BV có số bệnh nhân đăng ký khám Face ID và thanh toán không dùng tiền mặt thuộc nhóm nhiều nhất miền Bắc.
Thủ tục hành chính được số hoá tối đa, nên thời gian KCB của người dân giảm từ 3 tiếng xuống còn 1 tiếng rưỡi. Bởi thế, là BV hạng 1 của Hà Nội với gần 1.000 giường bệnh cùng khoảng 2.000 người đến KCB mỗi ngày, nhưng BV đã không bị quá tải, luôn giữ được sự khang trang, môi trường sạch đẹp, đặc biệt, là sự thân thiện giữa thầy thuốc và bệnh nhân. Nhờ chuyển đổi số, BV còn nâng cao hiệu quả quản lý.
Đó là lý do để VietTimes có cuộc trao đổi với TS. Nguyễn Văn Thường - Giám đốc BVĐK Đức Giang - xung quanh vấn đề chuyển đổi số ở BV.
+ Trong khi nhiều BV tuyến TW chưa thực hiện chuyển đổi số mạnh mẽ, thì BVĐK Đức Giang lại là một trong những BV của Hà Nội đi đầu với tốc độ phát triển nhanh và mạnh - ngay cả trong thời gian đại dịch, khi BV được chỉ định điều trị bệnh nhân COVID-19, để phục vụ KCB. Ông có thể chia sẻ với bạn đọc VietTimes về vấn đề này được không?
TS. Nguyễn Văn Thường: Điều quan trọng để thực hiện chuyển đổi số là nhận thức của lãnh đạo. Ban Giám đốc BVĐK Đức Giang nhận thức sâu sắc rằng chuyển đổi số là chìa khoá giải quyết nhiều vấn đề: Giảm sức lao động; hỗ trợ bệnh nhân trong KCB, đặc biệt là giúp BV đánh giá được quy trình nào tốt nhất để thực hiện; giúp BV hạch toán tốt hơn, khi minh bạch số liệu, biết rõ giá trị từng công việc; đánh giá đúng từng vị trí, từ đó quản trị tốt hơn. Vì thế, chúng tôi quyết tâm thực hiện và truyền thông để CBCNV hiểu và đồng lòng.
Quá tải, ùn ứ, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm là “vấn nạn” của nhiều BV. Để giải quyết được, phải cải tiến quy trình KCB với việc cắt giảm thủ tục hành chính, đảm bảo nhanh gọn, tiện lợi, giảm thời gian chờ đợi cho bệnh nhân. BVĐK Đức Giang đã bắt đầu cải tiến bằng chuyển đổi số, mà CNTT là nền tảng xuyên suốt và lợi ích của người bệnh là tâm điểm. Chúng tôi triển khai đồng bộ quy trình, từ khám ngoại trú, điều trị nội trú, đến xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và phát triển các App ứng dụng cho bác sĩ, người bệnh.
Đầu tiên là vấn đề đặt lịch hẹn khám, nhằm phân luồng, giúp người bệnh không phải chờ đợi.
Việc đặt lịch hẹn khám chính xác đến từng phút đòi hỏi phải số hoá trên phần mềm quản lý bệnh viện (HIS). Chúng tôi xây dựng hệ thống phòng khám theo hẹn trên nguyên tắc số hóa các phòng khám theo mô hình “khoang máy bay”, có thể đặt lịch và check in dễ dàng. Tất nhiên, phải xây dựng cơ sở dữ liệu để thiết lập các phòng khám trên HIS và đồng bộ, tích hợp được số liệu đặt lịch hẹn khám từ “các nguồn” lên HIS.
Hệ thống đặt lịch hẹn khám của BV được triển khai với “đồng hồ lịch” là “linh hồn” xuyên suốt: Đặt lịch hẹn khám ngay sau khi kết thúc khám trên HIS; Đặt lịch hẹn khám trên Website của BV; Đặt lịch hẹn và thay đổi lịch hẹn trên Tổng đài chăm sóc khách hàng của BV.
Để đảm bảo việc tiếp đón và khám đúng hẹn, BV xây dựng danh sách Tiếp đón online với việc tích hợp 3 trong 1 vào hệ thống mạng HIS của BV: Hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng Autocall; kết nối HIS-Tổng đài; tự động chuyển từ Text sang Voice và gọi điện cho bệnh nhân; đăng ký KCB qua tổng đài. Chuyển đổi linh hoạt giữa quy trình tiếp nhận người bệnh: Khám theo hẹn và Khám thông thường.
Việc theo dõi, đánh giá cho thấy 80% người bệnh đến đúng hẹn.
Từ 2021, khi đang có dịch COVID-19, BV đã tổ chức tiếp đón qua Face ID. Với hình thức này, việc đăng ký khám mất chưa đến 1 phút, rút ngắn thời gian chờ đợi của bệnh nhân rất nhiều, mà bác sĩ khám cũng không bị áp lực. Điều này đặc biệt hữu ích trong dịch COVID-19.
Vì thế mỗi ngày, có khoảng 700 - 800 bệnh nhân đăng ký khám qua Face ID và CCCD, chiếm 40% số bệnh nhân đến khám mỗi ngày.
Với 6 thiết bị quét CCCD tại 6 bàn tiếp đón, tỉ lệ bệnh nhân đăng ký qua thẻ CCCD chiếm 20% số bệnh nhân khám trong ngày.
Nhờ chuyển đổi số, thời gian khám bệnh của người dân đã giảm đáng kể: Trước đây, từ khi khám, làm các xét nghiệm đến khi xong, trung bình mất khoảng 3 tiếng, nay chỉ còn 1 tiếng rưỡi đến 1 tiếng 40 phút.
+ 3 năm trước, ở miền Bắc, chỉ có BVĐK Đức Giang là BV công duy nhất thực hiện thông báo kết quả xét nghiệm online cho bệnh nhân, đặc biệt, BV đã triển khai hệ thống PACS, ứng dụng AI, trong chụp X-quang, mang lại nhiều lợi ích cho bệnh nhân. Ông có thể vui lòng chia sẻ về hoạt động này?
TS. Nguyễn Văn Thường: Với việc chuyển đổi số của BV, khi các bệnh nhân khám ngoại trú xét nghiệm có kết quả, hệ thống sẽ tự động nhắn đường links, tài khoản và mật khẩu vào điện thoại của bệnh nhân. Người bệnh chủ động quay lại phòng khám để bác sĩ đọc kết quả, đồng thời, có thể tự xem kết quả. Thông tin các lần xét nghiệm đều được lưu lại.
Từ 2020, BVĐK Đức Giang đã sử dụng hệ thống PACS trong chụp X-Quang, phục vụ công tác phòng, chống dịch COVID-19 rất hiệu quả. Vì khi bệnh nhân chụp X-Quang có kết quả, hệ thống sẽ chuyển về các phòng khám, khoa điều trị, giúp việc chẩn đoán và can thiệp sớm.
Ứng dụng này mang lại rất nhiều lợi ích: Giảm chi phí và người bệnh không cần chờ đợi lấy kết quả. BV không phải bố trí khu vực cho bệnh nhân chờ lấy kết quả nữa.
PACS còn giúp nâng cao chất lượng KCB, do hình ảnh rõ nét hơn, xem rõ tổn thương và đo kích thước tổn thương chính xác hơn, xác định được tỷ trọng tổn thương. Kết quả được lưu trên hệ thống với chất lượng hình ảnh tốt hơn, nên sau vài năm, BV vẫn có thể sử dụng để hội chẩn.
Với PACS, lãnh đạo BV kiểm soát được thời gian từ khi chỉ định đến khi chụp, trả phim. Việc dùng PACS có ý nghĩa lớn trong bảo vệ môi trường, do không phải huỷ phim, thuốc tráng rửa phim và BV cũng không mất tiền mua phim, túi đựng phim, thước tráng rửa ảnh. Nhờ PACS, mỗi năm BV đã tiết kiệm 2,5 -3 tỷ đồng tiền phim.
Điều đáng nói là, chỉ dùng PACS mới nghĩ đến áp dụng AI được.
Ngoài ra, BV còn có App đi buồng của bác sĩ, điều dưỡng, để theo dõi bệnh nhân nội trú được sát sao.
+ Người bệnh rất hài lòng khi BV triển khai sớm việc đăng ký khám theo hẹn qua online và nhắc lịch khám bệnh qua điện thoại. Ông có thể thông tin về vấn đề này?
TS. Nguyễn Văn Thường: Từ 4 năm trước, khi chưa có dịch COVID-19, BVĐK Đức Giang đã tổ chức đăng ký khám theo hẹn qua online và nhắc lịch khám bệnh qua điện thoại. Hiện tại, 40% số bệnh nhân khám bệnh hàng ngày của BV được hẹn khám và nhắc lịch khám đúng đến từng phút.
Nếu bệnh nhân có lịch khám tại BV mà đi sớm hơn chỉ 15 phút, là bác sĩ lẫn điều dưỡng hẹn đều bị phê bình. Để kiểm soát vấn đề này, hàng ngày, BV có báo cáo bao nhiêu bệnh nhân đi đúng giờ, nên bệnh nhân khám đúng hẹn đạt 80% và tỷ lệ này ổn định hơn 4 năm rồi.
Trước khi kết thúc khám, bác sĩ thường đặt lịch khám lần sau cho người bệnh, khoảng 28 ngày. Để hỗ trợ bệnh nhân nhớ lịch khám, từ năm 2020, BV đã chủ động nhắn tin nhắc lịch hẹn khám và Auto call trước ngày hẹn khám 1 ngày. Bệnh nhân chỉ cần có mặt trước 15 phút để đăng ký khám. Nếu cần đổi lịch hẹn, chỉ cần gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của BV. Trung bình 1 ngày BV nhắc hẹn khoảng 900 bệnh nhân và 80% bệnh nhân tuân thủ lịch hẹn khám.
+ Một kết quả đáng kể của BV ĐK Đức Giang là thanh toán không dùng tiền mặt, khi đang dẫn đầu các BV ở phía Bắc về hoạt động này. Ông có thể cho biết những ích lợi của việc này ở BV?
TS. Nguyễn Văn Thường: Hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt của BVĐK Đức Giang được triển khai khá mạnh mẽ, vì rất thuận tiện cho bệnh nhân, lại giảm tải cho nhân viên.
Muốn việc thanh toán không tiền mặt được tốt, các khoa, phòng phải in được hoá đơn điện tử, mà tài chính vẫn kiểm soát được. Vì thế, BV phải xây dựng quy trình số hoá việc thanh toán một cách thuận tiện, nên hồ sơ của bệnh nhân đều được các khoa, phòng giải quyết ngay khi kết thúc khám, không dồn về buổi chiều như trước.
Quy trình thanh toán online chỉ mất 13 bước, giảm 11 bước so với quy trình thanh toán offline là 24 bước, tức là giảm 45% quy trình.
Với việc thanh toán online, bệnh nhân có thể ngồi bất cứ đâu vẫn thanh toán được viện phí. Vì thế, có tới 80% bệnh nhân nội trú tạm ứng online, 85% - 90% bệnh nhân thanh toán online khi ra viện. Tổng số tiền thu online đạt 60-65% số tiền cần thu. Số giao dịch online chiếm 30-35% tổng số giao dịch tài chính trong BV.
Thanh toán không dùng tiền mặt giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho người bệnh mà vẫn đảm bảo thanh toán đúng, đủ, chính xác.
Trước đây, khu thanh toán viện phí luôn có khoảng gần 400 người chờ đợi, xếp hàng và bệnh nhân ra viện trưa vẫn phải chờ đến chiều mới có hoá đơn, thì nay, nhờ thanh toán online, bệnh nhân chỉ việc nằm tại phòng, đợi đến lượt y tá báo ra ký nhận là xong, nên khu vực này đã được giải phóng, đồng nghĩa với việc giảm được gần chục nhân viên phục vụ ở đây.
Chuyển đổi số giúp BV thu - chi minh bạch, nên việc quản lý quản trị tốt hơn.
+ Triển khai chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích, nhưng chưa nhiều đơn vị làm, có thể vì quá nhiều khó khăn không dễ vượt qua? Là một đơn vị có những thành công nhất định trong chuyển đổi số, ông có thể chia sẻ về những khó khăn và giải pháp mà BV đã làm?
TS. Nguyễn Văn Thường: Nhận thức về tầm quan trọng của chuyển đổi số trong BV là vấn đề quan trọng và khi đã nhận thức đúng thì BV quyết tâm làm và truyền thông để tất cả CBCNV hiểu và đồng lòng. Vì thế, nhận thức về chuyển đổi số ở BVĐK Đức Giang khá đồng đều, là cơ sở để việc triển khai thuận lợi.
Nhưng một khó khăn nữa mà BV cũng như nhiều BV khác gặp phải là các đơn vị sản xuất phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế. Bản chất của chuyển đổi số là số hoá quy trình BV, nhưng hầu hết các đơn vị xây dựng phần mềm lại không có đội ngũ tư vấn quy trình y tế, mà thường lấy quy trình của nước ngoài, rồi chắp vá theo một vài ý kiến không mang tính đại diện, nên khó ứng dụng vào BV ở Việt Nam.
Một khó khăn rất lớn trong quá trình chuyển đổi số của BV là các văn bản pháp luật của nhà nước về hướng dẫn mua, thuê hay xây dựng tính năng phần mềm không rõ ràng, nên rất khó để có được phần mềm như ý. Bởi phần mềm thông minh sẽ nhiều tiền và ngược lại. Vì thế, hiện BV vẫn chưa có được phần mềm chính thức, mà đang sử dụng của các đơn vị nên cũng rất ngại.
Để giải quyết khó khăn khi phần mềm chưa thích ứng, BVĐK Đức Giang thành lập một Tổ tư vấn hỗ trợ xây dựng phần mềm, với các nhiệm vụ: Trình bày quy trình phần mềm, chỗ nào chưa đúng thì sửa cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện, chỗ nào anh em phản ánh chưa phù hợp, thì sẽ phân tích để sửa chữa hoặc giữ nguyên. Khi phần mềm đã ổn định là lãnh đạo quyết liệt thúc giục thực hiện.
Ví như thời gian đầu, chỉ có 20-25% thanh toán dịch vụ y tế online. Ban đầu, BV tạm chấp nhận vì các khoa giải thích nhiều bệnh nhân lớn tuổi quen thanh toán tiền mặt. Nhưng khi kiểm tra, phát hiện có tới 12/26 khoa chưa triển khai, thì chúng tôi yêu cầu thực hiện và nếu có gì vướng mắc, Giám đốc sẽ trực tiếp giải quyết. Chỉ một tuần sau, tỉ lệ thanh toán không tiền mặt đã đạt 70%.
Trước đây, khu vực lấy mẫu xét nghiệm than phiền quá tải, nhưng khi ứng dụng CNTT, chúng tôi phát hiện ra bệnh nhân đông chỉ ở khung 7-9h sáng, còn buổi chiều rất vắng. Từ đó, chúng tôi bố trí thêm người phục vụ vào khung giờ “nóng” và buổi chiều giảm bớt người.
Áp dụng chuyển đổi số, lãnh đạo BV biết rõ thời gian từ khi chỉ định xét nghiệm đến khi lấy mẫu, rồi từ khi lấy mẫu đến khi vận chuyển, rồi từ lúc nhận mẫu đến khi có kết quả, từ đó quy định thời gian cho từng công đoạn, khen - chê chính xác. Điều này không chỉ nhanh hơn cho bệnh nhân, mà còn phục vụ tốt hơn cho chẩn đoán và điều trị, vì nếu để lâu, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng mẫu. Từ khi cải cách khối xét nghiệm, tỉ lệ mẫu không đạt giảm từ 11% xuống còn 0,03%.
Chuyển đổi số giúp BV kiểm soát tốt quy trình, buộc nhân viên phải thực hiện đúng nguyên tắc, mang lại hiệu quả cao trong khám, chữa bệnh cho nhân dân.
+ Cám ơn ông đã trao đổi!
Thanh Hằng (thực hiện)
Thứ trưởng Bộ Y tế Đỗ Xuân Tuyên: "Chuyển đổi số để bảo vệ, chăm sóc tốt nhất sức khoẻ nhân dân"
Thứ trưởng Bộ Y tế: Giải thưởng Chuyển đổi số là nguồn động viên rất lớn các tổ chức, cá nhân
Chuyển đổi số y tế: Người dân có thể “ngồi nhà” vẫn được các chuyên gia hàng đầu khám, chữa bệnh
