“Không gian làm việc hiện đại” sẽ thay đổi phương thức kết nối văn phòng

Ông Ralph Haupter, Chủ tịch Microsoft, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đã sử dụng vế đầu trong nhận xét của Charles Dickens khi nhìn nhận về cuộc Cách mạng Pháp: "Đây là thời điểm tốt nhất, đây cũng là thời điểm đen tối nhất” để trả lời cho câu hỏi: Điều gì xảy ra với cuộc cách mạng hiện nay: Cách mạng Công nghiệp 4.0?

Cụ thể, theo ông Ralph Haupter, đúng là đà tiến của công nghệ kỹ thuật số sẽ đặt ra những thách thức, khó khăn. Ví dụ như cách vận hành và văn hóa công ty sẽ bị phá vỡ, đặc biệt các hiểm họa môi trường mạng vẫn luôn và sẽ tiếp tục tồn tại.

"Nhưng hãy nhìn xa hơn. Tôi muốn nói về việc chúng ta đang theo dõi việc mở ra một kỷ nguyên sắc nét mới – kỷ nguyên có thể tạo ra những cơ hội lớn nếu như: cách nhìn nhận thay đổi, nhân viên được trao quyền, nắm bắt tốt công nghệ và dữ liệu được bảo vệ", ông Ralph Haupter gợi mở.

Trải nghiệm và các công cụ kỹ thuật số có tiềm năng lớn trong việc mở khóa sáng tạo cho chúng ta. Chúng ta có thể làm được nhiều hơn nhiều so với trước kia. Điều này sẽ thay đổi phương thức sống. Và đương nhiên là sẽ thay đổi cách chúng ta làm việc.

Sự phát triển của “không gian làm việc hiện đại” đã bắt đầu. Tại đây, nhân sự sẽ có quyền truy cập không hạn chế vào dữ liệu trước kia bị giới hạn, theo cách an toàn. Họ có thể linh hoạt và làm việc khi đang dịch chuyển, sử dụng các công cụ số theo cách tự do chứ không bị hạn chế. Họ có thể kết nối và chia sẻ kiến thức liền mạch, không chỉ giữa các văn phòng về mặt vật lý, mà còn trên phạm vi toàn cầu với nhiều giao thức phong phú giữa các phòng ban.

Trong không gian làm việc hiện đại, các lãnh đạo phòng sử dụng công nghệ để tối ưu hóa khả năng khéo léo linh hoạt, sáng tạo và tư duy phê phán của mọi nhân viên. Các đồ hình kiến trúc nhân sự trong các tổ chức bị loại trừ và các đội làm việc hợp tác sẽ là một phần của văn hóa này.

Khi công việc trở thành chỉ là việc bạn làm - chứ không phải là nơi bạn đến – sự nhạy bén, dữ liệu được sử dụng và văn hóa hướng khách hàng sẽ lên ngôi. Những ý tưởng tốt sẽ được triển khai, những sản phẩm mới và các dịch vụ được kiến tạo, và nhân sự sẽ làm việc tốt hơn hẳn.

Cũng theo vị Chủ tịch Microsoft, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, giải pháp điều khiển dữ liệu trở nên tiềm năng để chuyển đổi mọi lĩnh vực hoặc nền công nghiệp. Nguyên lý của không gian làm việc hiện đại có thể áp dụng theo nhiều cách tại những không gian không ngờ đến, dù lớn hay nhỏ. Điều này đặc biệt tốt với các DN Châu Á vì họ đang tiếp cận tới môi trường lao động trẻ và đáp ứng công nghệ nhanh hơn, có độ cạnh tranh gia tăng trên môi trường cạnh tranh toàn cầu.

Ví dụ ấn tượng về không gian làm việc hiện đại cả về suy nghĩ và hành động là DBS -- ngân hàng lớn nhất Đông Nam Á. DBS hoạt động như một tổ chức tài chính truyền thống gần 50 năm. Nhưng với kỳ vọng phát triển và phải đối mặt với cạnh tranh mạnh mẽ từ FinTechs và các đối thủ khác, DBS đã tái đổi mới bản thân thành tổ chức kỹ thuật số.

DBS mang lại trải nghiệm ngân hàng trong tương lai chủ yếu theo cách không cần đến các văn phòng chi nhánh, giảm thiểu giấy tờ và thậm chí giảm thiểu tiền mặt. Để có điều này, DBS đã phải chấp nhận việc thông qua một nhận thức kỹ thuật số thực sự - không chỉ trong đội ngũ lãnh đạo mà cho toàn bộ nhân viên. DBS có 22.000 nhân viên, nhưng để vận hành mô hình này, DBS phải hành xử như các đơn vị khởi nghiệp (startup). Công nghệ mới được nắm bắt nhanh chóng, việc học tập được đặt trong văn hóa công ty, và thậm chí DBS lập các cuộc thi việc dã hackathons cho học công nghệ. Vì vậy, việc DBS nhận được danh hiệu làn ngân hàng kỹ thuật số tốt nhất toàn cầu 2016 là hiển nhiên.

Phần quan trọng khi chuyển đổi lên kỹ thuật số của DBS là triển khai công nghệ đám mây cho nền tảng năng suất, dùng Office 365 cho công tác vận hành. Chốt lại, ngân hàng cũng nhận ra đám mây là khu vực  mạnh mẽ hơn để dữ cho dữ liệu quý báu của khách hàng an toàn hơn là tại chính ngân hàng - yếu tố quan trọng trong việc xây dựng sự tin tưởng của khách hàng cũng như tuân thủ quy định của các biên bản. Đám mây không chỉ an toàn mà còn linh hoạt. Nhân viên DBS trở nên linh hoạt và năng suất nhờ có thể truy cập vào dữ liệu liên quan dù đang dịch chuyển. Họ trở nên hoạt bát và vô cùng hiệu quả. Họ thu hút khách hàng, xây dựng mối quan hệ và theo đuổi doanh số, dù đang ở văn phòng hay bên ngoài hàng giờ. Tóm lại, họ trở nên cạnh tranh hơn.

Hãy theo dõi trường hợp khác, tại quốc gia khác, ở tầm cỡ khác và môi trường khác, nhưng có cùng kết quả. Tại Malaysia, chuỗi nhà hàng Nando đã tăng trưởng và dẫn đầu cuộc cạnh tranh nhờ sử dụng dữ liệu thời gian thực và nền tảng phân tích cho 70 cửa hàng của họ.

"Các lãnh đạo tại từng nhà hàng có thể truy cập mọi thông tin bán hàng, các bếp, kho và thậm chí các phản hồi của khách hàng trên các bản phân tích trên màn hình điện thoại. Điều này giúp trao quyền cho họ trong các ngữ cảnh thực. Với những thông tin này, họ có thể tạo ra các nhận định, cân nhắc kỹ và đưa ra các quyết định nhanh chóng – từ việc đặt các đơn hàng bổ sung, tới việc quyết định món nào sẽ bán chạy trong menu nhà hàng. Dữ liệu không còn chỉ nằm tại văn phòng giám đốc nữa. Thay vào đó, nhân sự tại nhà hàng được khuyến khích thu thập, phân tích và hành động ngay", ông Ralph Haupter cho biết.

Lợi ích của mô hình không gian làm việc hiện đại cũng tốt ngay tại môi trường sản xuất xuất khẩu, nơi đang có sức cạnh tranh phát triển nhất trên khắp toàn cầu.

Trong ngành dệt may, ví dụ, thời trang có thể thay đổi nhanh hơn cả thời tiết. Dù nằm trên trang bìa Vogue thì ngay hôm sau cũng có thể đã lỗi thời. Vì vậy, các cửa hàng muốn làm ngắn việc đặt hàng cũng như vận chuyển đơn hàng đó. Các quy trình bán và thiết kế phải bắt nhịp với các tham chiếu tiêu thụ thay đổi, đặc biệt khi vận chuyển quốc tế mất tới hàng tuần.  Nếu không, có thể bạn còn đang may đơn hàng, mà mặt hàng này đã bị ngán ngẩm trên kệ hàng quốc tế.

Crystal Group của Hồng Công đã nhờ hiện đại hóa không gian làm việc để xử lý vấn đề này. Họ đã triển khai giải pháp đám mây Azure, Windows 10 Enterprise và Microsoft Enterprise Mobility Suite. Hàng ngàn nhân sự của họ đã kết nối thiết bị cá nhân để chạy các ứng dụng và nhận tin về phong cách, báo giá, và bán hàng. Nền tảng này bảo mật, linh hoạt với tốc độ cao cho toàn bộ mọi lĩnh vực của doanh nghiệp. Hiệu quả là họ trở thành Doanh nghiệp “fast fashion”. Chuyên gia thiết kế có thể tóm tắt ý tưởng tới người mua tiềm năng trên màn hình laptop. Các bản vẽ chi tiết  rời của thiết kế có thể được làm tức thì và chuyển ngay về nhà máy nơi các máy dựng mẫu có thể làm và đưa ra kết quả chỉ trong ngày.

Trước đây, một nhà thiết kế phải bay tới văn phòng khách hàng cùng lỉnh kỉnh máy móc và đồ đạc. Hiện nay, tại văn phòng Crystal, trợ lý có thể chuyển đổi các bản vẽ  thành bản softcopies tức thì và tải lên hệ thống báo giá. Trên hết, từ việc mất tầm 7 ngày trước đây, nay chỉ trong ngày, là khách hàng có thể ký cho một thiết kế mà vẫn vui vẻ hơn.

"Trao quyền cho nhân viên, gia tốc các quy trình, làm khách hàng vui vẻ - đây là những câu chuyện có hậu ghi nhận từ không gian làm việc hiện đại của các quốc gia châu Á", ông Ralph Haupter nói thêm.