Những thách thức như: Hỗ trợ được cả người làm việc trong văn phòng và những nhân viên hay phải ra ngoài, giải quyết các lo ngại về an ninh và bảo mật, cải tiến điều kiện làm việc, cung cấp trang thiết bị để nhân viên làm việc hiệu quả. Để có thể giải quyết các thách thức này nhằm tăng hiệu quả làm việc và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp, chúng ta cần hướng đến việc xây dựng một không gian số, một “góc làm việc 4.0” lấy con người làm trung tâm, với nền tảng là những công cụ thiết yếu trong thời đại CNTT như Laptop, PC, và các giải pháp kết nối.
Những tác động nhãn tiền lên doanh nghiệp của quá trình chuyển đổi số
Những ứng dụng công nghệ đang gây ra vố số những tác động cả tích cực lẫn tiêu cực lên các doanh nghiệp và các tổ chức. Hiện tại, chưa ai có thể hình dung được hoàn toàn về những kết quả cuối cùng khi CNTT gây ra quá trình số hóa toàn bộ môi trường xã hội và kinh doanh, bởi ở thời điểm hiện nay, ứng dụng CNTT dường như chưa có giới hạn. Trước mắt, chúng ta có thể thấy được những thay đổi đã và đang diễn ra đối với các môi trường sản xuất kinh doanh như: Rất nhiều người không còn phải đến công sở để làm việc, ngược lại, công việc và các tác vụ sẽ tự “tìm đến” với nhân viên công ty bởi họ có thể hoàn thành những công việc đó ở nhà, ở quán café, hay thậm chí khi đang trên phương tiện giao thông; giờ đây công việc không còn bị giới hạn theo múi giờ hay vị trí địa lý, miễn là có đầy đủ kết nối; và việc hình thành các nhóm làm việc ảo (Làm việc thông qua môi trường Internet mà không cần phải tương tác trực tiếp trong cùng một văn phòng hay phòng họp) ngày càng trở nên phổ biến.
Chính vì tính di động ngày càng cao của cách thức làm việc thích ứng với xu thế Industry 4.0 và IoT như vậy, những người cung cấp hạ tầng và giải pháp cho doanh nghiệp sẽ phải tìm cách giải quyết các vấn đề về bảo mật dữ liệu cho những nhân viên thường xuyên di chuyển, bảo đảm về các giải pháp kết nối an toàn, và cùng với doanh nghiệp thiết kế một môi trường làm việc đủ linh hoạt mà vẫn luôn có thể phát triển các thiết bị và ứng dụng xoay quanh nhân viên để thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc. Có thể nói, để đáp ứng được sự phát triển như vũ bão và tốc độ thay đổi chóng mặt của môi trường sản xuất kinh doanh dưới tác động của CNTT, các doanh nghiệp và tổ chức phải hết sức chú trọng xây dựng những “góc làm việc 4.0” cho nhân sự của mình.
Môi trường làm việc kiểu mới, đặt con người vào trung tâm
Những đặc tính và thành phần của “góc làm việc 4.0”
Không phải ngẫu nhiên mà những cái tên khổng lồ trong làng công nghệ như Google, Microsoft, Apple, … là niềm mơ ước của vố số các nhân sự CNTT. Những tập đoàn hàng đầu luôn chịu mở hầu bao để chi trả cho những kế hoạch cải tiến góc làm việc, tạo ra một môi trường tốt nhất để giữ chân nhân tài và tạo cảm hứng làm việc tối đa cho nhân viên, bảo đảm phúc lợi tối đa cho người lao động của mình.
Một góc làm việc kiểu mới phải tạo được sự kết nối giữa nhân viên và công ty, tạo ra được sự tập trung để hướng đến kết quả công việc, nhưng vẫn phải là một môi trường thoải mái không gò bó. Trong điều kiện lý tưởng, góc làm việc này cần thể hiện được sự thích ứng với những xu thế phát triển của kinh tế, xã hội và công nghệ bởi đây đều là những yếu tố ảnh hưởng đến xu thế thay đổi trong cách thức mà con người làm việc. Doanh nghiệp phải có được một thiết kế mang tính cân bằng – cân bằng giữa những phong cách làm việc đôi khi đối nghịch nhau của các thế hệ cũ và mới trong công ty, cân bằng giữa mong muốn kiểm soát của các lãnh đạo doanh nghiệp và sự phá cách của nhân viên.
Góc làm việc thích ứng với xu thế xã hội và công nghệ.
Như vậy doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc cho người lao động dựa trên các thành phần theo xu thế làm việc kiểu mới như: bàn làm việc gọn gàng với các thiết bị đóng gói (máy để bàn thân nhỏ SFF – Small Form Factor) hoặc các máy tính xách tay siêu nhẹ, lý tưởng thì có máy tính ảo VDI, tương lai sẽ hướng tới bàn làm việc không dây hoặc bàn làm việc trên bảng tương tác. Để họp và thảo luận, mọi người có thể vào phòng họp hoặc ngồi tại chỗ, bởi việc kết nối thông qua các giải pháp hội nghị truyền hình đã tân tiến và gọn nhẹ hơn ngày xưa rất nhiều. Với các công ty liên quan đến thiết kế, sản xuất, quảng cáo, … thì việc ứng dụng thực tế tăng cường (AR – Augmented Reality) cũng sẽ ngày càng phổ biến để mang lại tính trực quan tương tác khi thảo luận về những sản phẩm hay chương trình cụ thể. Bên cạnh đó, yếu tố không thể thiếu là những giải pháp bảo mật dữ liệu, nhất là cho những nhân viên thường xuyên phải ra ngoài làm việc.
Đi tìm một giải pháp phù hợp xây dựng không gian số cho nhân viên công ty
Xét về mặt sản phẩm, những thiếto bị tại góc làm việc từ lâu đã hết sức phổ biến. Rất nhiều hãng có đầy đủ giải sản phẩm để phục vụ những công tác khác nhau như máy để bàn ESPRIMO của Fujitsu, Pavilion của HP Inc., máy để bàn VIVO của ASUS, ...; các dòng máy tính xách tay có Fujitsu LIFEBOOK, DELL Latitude, HP-Compaq, Acer, ASUS, …
Với số lượng chủng loại phong phú kể trên, việc lựa chọn những mẫu máy phù hợp với môi trường làm việc của doanh nghiệp cũng là vấn đề đau đầu cho quản trị mạng hay đơn vị tư vấn. Các lãnh đạo doanh nghiệp cần máy xách tay nhẹ, bền; nhân viên kinh doanh cần chiếc máy tính thời trang, kết nối khỏe; người làm thiết kế thì cần những bộ Workstation (máy trạm) mạnh mẽ, đồ họa tốt, màn hình rộng đẹp.
Các thiết bị phục vụ cho Workforce của DELL EMC.
Về mặt giải pháp, nhiều hãng công nghệ đã nhận thấy nhu cầu cấp bách của doanh nghiệp trong mảng thiết bị đầu cuối cho người dùng – vốn từ trước đến giờ vẫn bị coi là mảng hàng tiêu dùng chứ không gắn gì với giải pháp. Nếu như DELL EMC có giải pháp Workforce chú trọng vào thiết bị giải rộng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau tại góc làm việc, thì Fujitsu đưa ra khái niệm Fujitsu Activity Based Office (FABO) chú trọng vào tính năng hơn là vị trí của góc làm việc, cho phép nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi, tối ưu hóa quy trình và nâng cao tính tương tác, giúp cho nhân viên công ty cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Với bộ ứng dụng Shared Desk, Colloboration Zones, Flexible Meeting Room Boking, và khái niệm Clean Desk, giải pháp FABO là quy trình hướng hoạt động, nâng cao mức độ hài lòng khi làm việc, giúp người lao động tập trung tăng hiệu quả công việc, cũng như cho phép thu hút nhân sự thế hệ trẻ. Nếu quan ngại vấn đề an ninh bảo mật, thì với các công nghệ nhận dạng tích hợp sẵn như quét vân tay, quét tĩnh mạch lòng bàn tay (PalmSecure), các máy tính để bàn và máy tính xách tay của Fujitsu được đánh giá là có thể bảo vệ dữ liệu an toàn gần như tuyệt đối.
Phòng họp thông minh trong giải pháp FABO của Fujitsu.
Trong quá trình chuyển đổi số và kiến tạo số, để tận dụng CNTT nhằm thúc đẩy hiệu quả làm việc và năng suất lao động, tăng cường khả năng cạnh tranh, thì các doanh nghiệp không thể bỏ qua quy trình cải tiến môi trường làm việc cho nhân viên của mình. Việc xây dựng một “góc làm việc 4.0” lấy con người làm trọng tâm là một trong những yếu tố thiết yếu để có thể thực hiện thành công lộ trình chuyển đổi số. Người ta ngày càng hướng đến những bàn làm việc gọn gàng và ít dây nhất có thể, những cuộc họp thực hiện linh hoạt nhờ những giải pháp hội nghị truyền hình kiểu mới, hay việc áp dụng công nghệ để tăng cường tối đa tính tương tác từ xa giữa những nhân viên và những nhóm làm việc ảo. Những yếu tố này nhằm vào mục đích cuối cùng là tăng cường sự gắn kết và động lực làm việc của người lao động, qua đó thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
