Hệ thống ký số cần xây dựng đầu tiên khi tiến hành chuyển đổi số
Tài liệu, chứng từ là một kết quả đầu ra quan trọng của quá trình làm việc, là hình thức giao tiếp, cam kết, hợp tác trong nội bộ và với tổ chức bên ngoài, là bằng chứng pháp lý, xác nhận các quyền sở hữu, quyền tác giả đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Số hóa tổ chức, chuyển đổi quy trình làm việc số phải gắn liền với việc số hóa quy trình áp dụng ký số điện tử, thay thế lưu trữ tài liệu giấy tốn kém sang mô hình lưu trữ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác này đang gặp không ít vướng mắc, làm chậm tốc độ chuyển đổi số trong tổ chức.
Nhiều đơn vị chưa tiến hành số hóa quy trình, duy trì hệ thống hồ sơ, giấy tờ bản cứng xếp chồng, phân tán gây khó khăn, tốn kém trong lưu trữ và quản lý, chưa thể ứng dụng quy trình làm việc không giấy tờ trong hoạt động của tổ chức.
Các hệ thống thông tin phổ biến như: Phần mềm kế toán, Hóa đơn điện tử, Quản trị nhân sự, Quản lý khách hàng, Quản lý quy trình công việc, lưu trữ điện tử… không tích hợp tính năng ký số, không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và tuân thủ các quy định pháp luật áp dụng trong giao dịch điện tử, gây rủi ro pháp lý cho tổ chức khi không thể sử dụng tài liệu, chứng từ điện tử làm căn cứ, bằng chứng hợp pháp trong giải quyết tranh chấp.
Chữ ký số an toàn sẽ tạo nên giá trị pháp lý cho tài liệu điện tử, tương tự như chữ ký tay và con dấu đỏ, đảm bảo: định danh người ký và tính xác thực, toàn vẹn, chống chối bỏ dữ liệu. Vì vậy, hệ thống ký số là nền tảng quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng đầu tiên khi tiến hành quá trình chuyển đổi số.
Tổ chức khó khăn trong lựa chọn phương thức ký số
Hệ thống ký số đóng vai trò quan trọng nhưng để lựa chọn một phương thức ký số phù hợp với quy mô và nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp là không dễ dàng:
- Ký số sử dụng USB token: tiết kiệm nhưng bất tiện, dễ thất lạc, yêu cầu cổng kết nối tương thích và không thể đáp ứng lưu lượng ký số lớn
- Hệ thống ký số chuyên dùng đầy đủ: đáp ứng nhu cầu ký số lớn, thiết kế riêng phù hợp nghiệp vụ, nhưng chi phí lớn, cài đặt, vận hành phức tạp, đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên trách về công nghệ thông tin.
- Các giải pháp, sản phẩm ký số trên thị trường hiện nay không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật về xác thực tài liệu điện tử lâu dài, ký số lâu dài đối với những tài liệu điện tử có thời hạn lưu trữ từ 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Nhiều đơn vị vẫn phải in chứng từ giấy, lưu trữ tài liệu giấy song song với tài liệu điện tử, nhằm đảm bảo tính pháp lý.
SAVIS Signing BOX - Giải pháp ký số all-in-one đầu tiên tại Việt Nam
SAVIS (hội viên Hội Truyền thông số Việt Nam) là công ty đầu tiên đưa ra giải pháp ký số tất cả-trong-một (all-in-one). Giải pháp sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp giải quyết bài toán cân bằng về chi phí và tính năng. Đây là lựa chọn tối ưu cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống ký số tập trung, ký số từ xa, ký số trên di động chuyên dùng, dễ dàng vận hành, tích hợp, quản lý và tiết kiệm chi phí.
 |
SAVIS Signing BOX bao gồm: Máy chủ, thiết bị phần cứng mã hóa HSM đạt chuẩn của các hãng công nghệ hàng đầu thế giới; Phần mềm ký số và quản lý chứng thư số; Ứng dụng ký số, xác thực mạnh trên di động SAVIS Mobile mSign, được tích hợp trên một thiết bị duy nhất. Điều này đem lại khả năng cài đặt, vận hành ngay lập tức, hạn chế tối đa tính không tương thích, lỗ hổng bảo mật, bảo vệ an toàn cho hệ thống thông tin.
Đồng thời, giải pháp đảm bảo đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, ký số từ xa, ký số trên thiết bị di động theo các điều luật, Nghị định và Thông tư hiện hành của Việt Nam, đồng thời tuân thủ quy định về Định danh, Xác thực điện tử và Dịch vụ tin cậy eIDAS của Liên minh châu Âu, Luật Thương mại quốc gia và quốc tế về Chữ ký điện tử ESIGN của Hoa Kỳ.
Ký số tập trung, ký số từ xa, ký số trên di động, ký số không dùng USB Token
SAVIS Signing BOX cho phép ký số tập trung, ký số từ xa, ký số trên di động, ký số không dùng USB token, giúp tổ chức, doanh nghiệp có thể ký số mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị di động.
Giải pháp hỗ trợ ký mọi loại tài liệu như: hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, văn bản điện tử, công văn điện tử, phiếu thu điện tử, giao dịch ngân hàng – chứng khoán điện tử, giao dịch mua bán điện tử, thanh toán điện tử, thương mại điện tử, thư điện tử…
Đặc biệt, SAVIS Signing BOX cho phép ký số nâng cao, ký điện tử an toàn, gắn ký số đóng dấu thời gian Timestamp, ký chứng thực điện tử, ký số chuẩn LTV, LTANS cho xác thực lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn, đảm bảo khả năng truy cập, tính toàn vẹn thông tin và tính pháp lý của tài liệu trong 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn, không phải ký lại khi chứng thư số hết hạn, không gặp rủi ro mất, hỏng dữ liệu.
SAVIS hiện là đơn vị duy nhất tại Việt Nam tích hợp đầy đủ các tính năng trên trong giải pháp ký số, áp dụng trong mọi lĩnh vực: Tài chính - Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế, Giáo dục, Tư pháp, Sản xuất, Thương mại, Nông nghiệp, Logistic…
