Hầu hết mọi người đều chia sẻ tài liệu qua mạng (không nói đến in ấn) – cho dù đó là tài liệu được chỉnh sửa để đăng lên website, thông báo quan trọng hay email xin việc – hai loại định dạng được dùng phổ biến nhất chính là Microsoft Word (DOCX) và Portable Document Format của Adobe (PDF).
Đây là những gì bạn sẽ thấy khi mở một file DOCX từ trang web, chẳng khác gì tải về phần mềm hay một bức ảnh, bản nhạc nào đó:
Đúng vậy, DOCX không phải định dạng file nhúng, bạn không thể xem trực tiếp nó trong trình duyệt vì đó là định dạng file độc quyền. Bạn có thể xem nó với Office Online, bộ công cụ Office trực tuyến, nhưng nếu cần mở nhanh hay mới làm quen thì việc đó khá mất thời gian. Nếu không chắc chắn người nhận có cài đặt Word trên máy hay không, tốt nhất hãy lưu file dưới dạng PDF rồi gửi cho họ. Có nhiều cách tạo file tài liệu PDF rất dễ dàng.
Office Online, bộ công cụ Office nền web của Microsoft
Theo MakeUseOf, đó cũng là điểm khác biệt lớn giữa DOCX và PDF, dù PDF là định dạng nguồn mở và có cả phần mềm đọc riêng là Adobe Reader, nhưng thực sự bạn không còn cần đến chúng nữa. Hầu hết các trình duyệt như Chrome hay Microsoft Edge đều hỗ trợ xem trực tiếp file PDF mà không cần tải về máy, do đó người xem không cần cài công cụ hỗ trợ xem như với DOCX.
Có phải PDF luôn là lựa chọn tốt nhất?
PDF thường là định dạng phổ biến chia sẻ tài liệu giữa nhiều nền tảng, nhiều hệ điều hành. Bạn có thể nhúng nó vào website, tạo thành sách eBook hay làm nhiều thứ khác với PDF. Nhưng PDF không phải lúc nào cũng tốt, không phải cứ lưu file tài liệu PDF là hoàn hảo.
Việc chỉnh sửa file PDF không hề dễ, phải qua ứng dụng bên thứ ba, các công cụ chỉnh sửa nâng cao thường có giá khá đắt. Khi làm việc nhóm với ai đó, việc chia sẻ, mở và chỉnh sửa file PDF cũng khá rườm rà, và trong trường hợp này Word với DOCX lại là lựa chọn thích hợp hơn. Nếu chắc chắn bạn bè của bạn đều cài Word và muốn chỉnh sửa, góp ý cùng nhau thì hãy dùng DOCX. Nếu chia sẻ rộng rãi một thông báo, hợp đồng, danh sách quan trọng mà muốn giữ nguyên định dạng, nội dung thì PDF là lựa chọn tốt nhất.
