E-magazine Woman in Tech: Các "nữ tướng" của Thiên Long và Kềm Nghĩa chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số

Tập trung chủ lực vào phát triển nhóm sản phẩm văn phòng phẩm, trải qua hành trình 40 năm, từ một xưởng sản xuất bút bi nhỏ, đến nay Thiên Long đã trở thành thương hiệu quốc dân với hàng triệu sản phẩm đồng hành cùng biết bao thế hệ thanh niên Việt Nam trên con đường chinh phục sức mạnh tri thức.

Trong những năm gần đây, Thiên Long đã mạnh dạn áp dụng chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Cũng giống như Thiên Long, trải qua biết bao thăng trầm, ngày nay Kềm Nghĩa là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dụng cụ chăm sóc móng hàng đầu Việt Nam. Sản phẩm của công ty cũng được người tiêu dùng tại Việt Nam và trên thế giới ưa chuộng bởi chất lượng, độ bền, độ bén, kiểu dáng sản phẩm và đặc biệt là uy tín thương hiệu. Việc áp dụng chuyển đổi số giúp Kềm Nghĩa đạt được nhiều kết quả kinh doanh ấn tượng.

Chia sẻ của "nữ tướng" Trần Phương Nga, Tổng Giám đốc tập đoàn Thiên Long và "nữ tướng" Nguyễn Tường Vi - Phó Tổng Giám đốc thương mại, thành viên HĐQT Công ty Kềm Nghĩa - sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về tác động của chuyển đổi số trong thành công của hai công ty như thế nào:

PV: Với cương vị là lãnh đạo dẫn dắt doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, chị có thể chia sẻ về những thành công hay những đột phá mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp của mình trong thời gian qua?

- Bà Trần Phương Nga - Tổng Giám đốc Tập đoàn Thiên Long : Thiên Long luôn xác định ứng dụng công nghệ và số hóa là những yếu tố then chốt, quyết định việc duy trì năng lực cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp nên đã tập trung đầu tư từ rất nhiều năm trước.

Đặc biệt, quá trình này được đẩy mạnh sau thời gian diễn ra dịch Covid-19 và đạt được nhiều chuyển biến rất tích cực. Toàn bộ hoạt động của Thiên Long hiện nay đã được vận hành trên hệ thống công nghệ lõi SAP-Hana tích hợp với các hệ thống ứng dụng nghiệp vụ vệ tinh, tất cả ứng dụng đều liên thông đảm bảo dữ liệu thông suốt và tức thời.

Công nghệ và con người là hai yếu tố không tách rời trong chuyển đổi số. Do đó, bên cạnh công nghệ, Thiên Long đã chú trọng xây dựng "One Thiên Long", nhằm xây dựng toàn bộ cán bộ công nhân viên trở thành một khối thống nhất, toàn tâm toàn ý trong công cuộc chuyển đổi số.

Quan trọng nhất là giờ đây tập thể Thiên Long không chỉ thấy “cần” mà còn thấy “không thể thiếu”, “mong” và “yêu” chuyển đổi số. Các phòng ban tự xây dựng mục tiêu và tự thúc đẩy chứ không cần phải chờ sự đôn đốc từ lãnh đạo. Nhiều quy trình vận hành trong lộ trình chuyển đổi số đã được chính đội ngũ Thiên Long chủ động xây dựng, nhằm nâng cao hiệu suất trong công việc hằng ngày.

- Bà Nguyễn Tường Vi - Phó Tổng Giám đốc Thương mại, Thành viên HĐQT Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa: Kềm Nghĩa hiện tập trung sự đồng bộ của chiến lược xây dựng năng lực số, với chiến lược và hoạt động kinh doanh thực tiễn. Đồng thời, chúng tôi đã nhận diện, lựa chọn và đưa vào triển khai một số sáng kiến tiềm năng, để đảm bảo mục tiêu: tăng doanh thu, giảm chi phí, tối ưu tài sản và hạn chế rủi ro.

Về khía cạnh kinh doanh, công tác chuyển đổi số thể hiện qua việc Kềm Nghĩa đẩy mạnh kênh thương mại điện tử. Chúng tôi coi thương mại điện tử là một phần cốt lõi trong chiến lược số hóa của doanh nghiệp, nên đầu tư chiến lược kinh doanh bài bản, liên tục tối ưu hóa hiệu quả hoạt động cũng như đảm bảo phát triển thương hiệu với các chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng dành riêng cho kênh này.

Đối với các nhà phân phối, chúng tôi ứng dụng hệ thống DMS, tự động đồng bộ hóa dữ liệu từ các đại lý, giúp Kềm Nghĩa điều tiết hàng hóa từ thị trường nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Về khía cạnh sản xuất, Kềm Nghĩa áp dụng mô hình Smart Factory, kiểm soát hiệu năng của từng khâu trong quá trình sản xuất. Đồng thời, với đơn hàng kinh doanh quốc tế, chúng tôi có những quy trình riêng để theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, nhằm kịp thời nâng cao năng suất, đáp ứng nhu cầu từ thị trường. Bởi, quốc tế là địa phận mà Kềm Nghĩa đang muốn phát triển, chiếm thị phần nhiều hơn.

Về khía cạnh quản trị, Kềm Nghĩa đưa vào ứng dụng ERP, thiết lập công cụ theo dõi doanh thu theo thời gian thực, đồng thời, hệ thống hóa ngân sách và hiệu suất của từng bộ phận (Kế toán, Nhân sự, MKT…) nhằm gia tăng hiệu quả vận hành.

Kết quả là, Kềm Nghĩa đã lập được mặt bằng tăng trưởng mới. Sản lượng sản xuất của Công ty đã tăng từ 26.000 lên 34.000 sản phẩm/ngày, tăng 46%. Doanh thu đạt 126% so với chỉ tiêu đề ra. Doanh số quý I/2023 cũng đang ghi nhận dấu hiệu tăng trưởng bền vững.

PV: Để đạt được những thành công hiện tại, chắc hẳn sẽ có những khó khăn hay gian nan mà các chị đã gặp phải. Đâu là những thử thách lớn, mang tính bước ngoặt và chị đã vượt qua điều đó như thế nào?

- Bà Trần Phương Nga: Thiên Long là một doanh nghiệp có bộ máy hoạt động lớn với quy trình vận hành cùng các chuẩn mực đã được áp dụng và triển khai hơn 40 năm qua. Vì thế những thay đổi trong vận hành do chuyển đổi số đem lại nhất thiết phải có sự đồng lòng của đội ngũ mới nhanh và hiệu quả được. Tức là rèn luyện những thói quen mới, cách thức làm việc mới của rất nhiều cá nhân liên quan một cách nhuần nhuyễn.

Do đó, việc đầu tiên chúng tôi đã làm là Ban Lãnh đạo và cấp quản lý cùng đơn vị tư vấn chiến lược chuyển đổi số là FPT Digital xây dựng một lộ trình chuyển đổi số, trong đó có lộ trình đào tạo cán bộ và nhân viên nhận thức về tầm quan trọng của việc chuyển đổi này. Song song, đánh giá khả năng thích ứng và sự linh hoạt của tổ chức công ty khi thực hiện chuyển đổi. Việc này có ý nghĩa đặc biệt khi Thiên Long cũng đang đẩy mạnh sự đa dạng và hội nhập trong tổ chức.

Ngoài ra, đầu tư về công nghệ là một khoản đầu tư không nhỏ và không nhanh, bao gồm cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, các giải pháp kỹ thuật. Để giảm thiểu rủi ro, đội ngũ công nghệ thông tin và tài chính của Tập đoàn phải cân nhắc kỹ càng ngân sách đầu tư, đánh giá cẩn thận các khoản đầu tư phù hợp với từng giai đoạn để đảm bảo tối ưu hiệu quả đầu tư.

Mỗi sự đo lường cho hạng mục này đều được căn cứ theo mục tiêu ban đầu đã được đặt ra, đánh giá hiệu quả tác động đến sản phẩm, quy trình, năng suất và lợi nhuận của công ty như thế nào để từ đó ra quyết định đầu tư.

Bên cạnh đó vẫn phải có những bước đi quyết đoán hơn vì cũng có những khoản đầu tư mang tính dài hạn, chưa thể có hiệu quả tức thời.

- Bà Nguyễn Tường Vi: Thách thức đầu tiên phải kể đến là việc nhận định mình đang ở giai đoạn nào của quá trình chuyển đổi số. Để có được cái nhìn đúng, tháng 5/2022, chúng tôi đã mời FPT Digital hợp tác trong dự án “Đánh giá mức độ chuyển đổi số tại Công ty CP Kềm Nghĩa”. Hai đơn vị đã phối hợp để đo lường tổng thể về mức độ trưởng thành số của Công ty trên 6 hạng mục chính, bao gồm: Khách hàng, Vận hành, Chiến lược, Công nghệ, Văn hoá và Dữ liệu. Từ đó, có sự đánh giá khách quan và điều chỉnh lại chiến lược chuyển đổi số theo từng năm.

Thứ hai là vấn đề về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Trước khi chuyển đổi số, Kềm Nghĩa đã đầu tư ngân sách lớn vào việc cải thiện wifi không dây, server, dữ liệu đám mây (Cloud) để đảm bảo băng thông tốt nhất, giúp quá trình chuyển đổi số liền mạch, xuyên suốt, không gián đoạn.

Thứ ba là vấn đề về con người. Mỗi nhân sự phải hiểu về văn hóa chuyển đổi số, phải được đào tạo và chuyên môn và quan trọng nhất là sự đồng lòng cùng doanh nghiệp chuyển đổi số. Bởi đây là hành trình dài hơi, đòi hỏi nhiều tâm huyết.

PV: Với mạng lưới phân phối rộng khắp, số lượng khách hàng lớn đến từ cả khối doanh nghiệp và người tiêu dùng, đồng nghĩa có rất nhiều nhân viên tham gia trực tiếp và gián tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Vậy chị đang làm như thế nào để hướng tới nâng cao niềm tin và sự hài lòng của khách hàng?

- Bà Trần Phương Nga: Thiên Long mong muốn niềm tin và sự hài lòng của khách hàng không chỉ đến từ chất lượng sản phẩm mà còn là trải nghiệm mua hàng. Đây là một thách thức lớn, vì mỗi năm chúng tôi có hơn 1 tỉ sản phẩm được chuyển đến khách hàng với rất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau.

Vì vậy, bên cạnh sự tận tâm của cán bộ và nhân viên, Tập đoàn tích cực cải tiến và đổi mới phương thức quản lý bán hàng và giao hàng. Ví dụ tại các nhà phân phối, Thiên Long đang áp dụng hệ thống DMS (Distribution management system) quản lý hệ thống kênh phân phối giúp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Hệ thống này giúp các quản lý và nhân viên nắm bắt thông tin tức thời về số lượng bán ra trong ngày, doanh số, doanh thu, công nợ, tồn kho,… hỗ trợ kịp thời cho quyết định điều hành, đáp ứng nhu cầu nhanh theo tình hình thị trường.

Bên cạnh đó, Tập đoàn cũng áp dụng hệ thống WMS (Warehouse Management System) trong quản lý kho trung tâm tại KCN Lê Minh Xuân. Hệ thống giúp kiểm soát và quản lý hoạt động của kho, tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển đơn đặt hàng, giúp đơn hàng chuyển tới tay khách hàng nhanh chóng và đảm bảo, tối ưu chi phí vận hành mô hình đa kênh cho Tập đoàn.

Hệ thống công nghệ hiện đại kết hợp với đội ngũ luôn đồng lòng, với phương châm lấy khách hàng làm trung tâm đã giúp cho Thiên Long ngày càng mang lại nhiều trải nghiệm tốt hơn tới các đại lý cũng như người tiêu dùng.

- Bà Nguyễn Tường Vi: Lộ trình chuyển đổi số của Kềm Nghĩa dựa trên quan điểm: xác định tầm nhìn dài hạn, khả thi và đi sâu vào phân tích mô hình vận hành thực tiễn của doanh nghiệp. Chúng tôi nhận biết rõ rằng chuyển đổi số không đơn thuần là nỗ lực đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin mà là một công cuộc cải tiến toàn diện và sâu sắc, nhằm khai thác tối đa sức mạnh thời đại cùng tiến bộ công nghệ, để làm nền tảng cho quá trình phát triển bền vững.

Đó là thông điệp được Ban lãnh đạo chúng tôi liên tục phổ biến đến tất cả các cán bộ và công nhân viên Kềm Nghĩa. Đồng thời, định hướng chiến lược và những thay đổi về công nghệ, quy trình luôn được thông tin sớm đến toàn thể nhân sự để mỗi người tự ý thức được những cải tiến theo từng giai đoạn.

Tiếp đó, chúng tôi không quên phân tích rằng, chuyển đổi số là bước phát triển tất yếu của các doanh nghiệp trong thời đại số. Cùng công ty chuyển đổi, tức là mỗi nhân sự sẽ có cơ hội tự phát triển, thay vì chỉ làm theo những thói quen cũ. Từ đó, mỗi cá nhân không chỉ thấy tính cấp thiết của chuyển đổi số với Kềm Nghĩa, mà còn với chính bản thân mình. Tôi nghĩ rằng, đó là động lực rất lớn với đội ngũ nhân sự.

Song hành cùng “công tác tư tưởng”, Ban lãnh đạo Kềm Nghĩa tiếp tục thực thi chiến lược “3 giai đoạn”. Giai đoạn một sẽ xây dựng nền tảng công nghệ và quản trị mà lãnh đạo Kềm Nghĩa là những người tiên phong. Giai đoạn thứ hai tập trung khai thác số hoá hiệu quả cho vận hành và sản xuất với trải nghiệm người dùng xuất sắc. Giai đoạn thứ ba sẽ từng bước giúp Ban lãnh đạo Kềm Nghĩa quản trị và điều hành toàn diện bằng dữ liệu.