Nhằm thực hiện Quyết định số 893 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước, Vụ Công chức – Viên chức đã có Tờ trình báo cáo lãnh đạo Bộ về việc xây dựng Thông tư quy định quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.
Cụ thể, theo Điều 6 tại Dự thảo, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ giấy của cán bộ, công chức, viên chức được xác nhận theo quy định, đơn vị quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm quản lý hồ sơ. Quy trình bao gồm đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ và số hóa thành phần hồ sơ đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật trên cơ sở bố cục của tài liệu gốc.
Về hình thức, hồ sơ được sắp xếp theo trình tự khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy, đảm bảo bảo mật, có khả năng truy cập, khai thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.
Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức sau khi được lập, cập nhật phải được cơ quan sử dụng rà soát, kiểm tra. Các Bộ, ngành, địa phương có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ bằng chữ ký số trên Phần mềm quản lý. Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên phần mềm quản lý hồ sơ và được sao lưu hàng ngày. Việc lưu trữ phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bí mật thông tin cá nhân, an toàn, an ninh và bảo mật thông tin.
Dự thảo nêu rõ, người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.
Đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước CHXHCN Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.
Trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải đăng cảnh báo lên phần mềm. Đồng thời, các đơn vị tiến hành rà soát, kiểm tra và không phê duyệt bất cứ sự cập nhật, bổ sung hoặc sửa chữa nào theo hồ sơ giấy. Cơ quan quản lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật phần mềm quản lý hồ sơ với thông tin chính xác nhất trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi thông tin ấy được xác minh và phê duyệt.
Cùng với đó, Dự thảo cũng quy định các hành vi bị nghiêm cấm như sử dụng thông tin hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức vào mục đích vụ lợi cá nhân; xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức, viên chức, làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc chống phá Nhà nước; mua bán dữ liệu, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức dưới mọi hình thức; cung cấp hoặc để lộ hồ sơ, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.
Hiện, Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến góp ý của nhân dân đối với dự thảo này tại Cổng Thông tin điện tử của Bộ, địa chỉ https://www.moha.gov.vn/.
