5 cách hiệu quả đẩy nhanh chuyển đổi số doanh nghiệp không thể bỏ qua

Ngay cả khi các doanh nghiệp trên toàn cầu vẫn đang tiếp tục quay cuồng và lo lắng đối phó với ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, nhiều nhà lãnh đạo CNTT có tư duy năng động sáng tạo đã sử dụng thời khắc khó khăn này như một cơ hội để thúc đẩy các kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số của họ.

“Giải quyết bài toán hôm nay, lập kế hoạch hôm sau”

Có vẻ giống như một khẩu quyết (mantra) dành cho các nhà lãnh đạo công cuộc chuyển đổi số, đó là tập trung giải quyết công việc trước mắt nhưng đồng thời hướng vào tương lai và tiến trình cứ được lặp lại như vậy trong suốt công cuộc chuyển đổi số.

Các tổ chức công nghệ có định hướng tham gia vào sự thay đổi liên tục, bền vững thay vì các dự án một lần tốn kém nhưng lập tức lỗi thời. Tim Hayes, giám đốc hệ thống đám mây tại DIGARC, giải thích: “Cách tiếp cận này cho phép những chuyển đổi mang tính chiến lược của chúng tôi giải quyết các thách thức hiện tại”.

Theo cách của Hayes nghĩa là các công việc mang tính đột phá, đổi mới toàn diện, cung cấp các tính năng hay dịch vụ mới cần phải được thực hiện song song hay thậm chí ở thứ tự ưu tiên thấp hơn việc xây dựng các nền tảng công nghệ và truyền thông của doanh nghiệp.

Xây dựng khả năng phục hồi nhanh và linh hoạt bằng tự động hóa

Tự động hóa (Automation) hay RPA (Robotic Process Automation) là một chủ đề khá lớn trong chuyển đổi số. Chúng ta thường thấy các doanh nghiệp, tổ chức không đủ ngân sách hoặc đã cạn tiền trước khi đạt được tất cả các mục tiêu của mình. Tamika McCuistion, CEO của Qore8 cho rằng việc đạt được lợi nhuận bền vững trong môi trường thay đổi nhanh chóng ngày nay đòi hỏi hai điều: khả năng phục hồi và sự linh hoạt. Tự động hóa cho phép thực hiện cả hai điều này.

Tự động hóa biến một quy trình kinh doanh thành những hoạt động trơn tru, cho phép doanh nghiệp phát triển cùng với thị trường. Những gì có thể được tự động hóa sẽ bù đắp lại thời gian thực hiện sau này và giúp các nhóm sản xuất các sản phẩm và cung ứng dịch vụ một cách trôi chảy và hiệu quả hơn.

Nhưng rất cần phải có can đảm để thực hiện các dự án tự động hóa và tránh cám dỗ cũng như áp lực doanh số. Đó là điều mà một nhà lãnh đạo chuyển đổi kỹ thuật số có trách nhiệm phải làm.

Một lợi ích khác của tự động hóa là nó giải phóng những người thông minh nhất trong công ty khỏi những vấn đề tẻ nhạt và lãng phí thời gian để họ tập trung giải quyết các vấn đề khó khăn hơn.

Xác định rõ ràng sứ mệnh, tầm nhìn

Trong thời gian giãn cách xã hội cách đây vài tháng, công ty phần mềm giáo dục ExamSoft đã chứng kiến một sự tăng trưởng lớn trong doanh số bán sản phẩm giám sát từ xa, phần mềm TestMonitor. CEO Sebastian Vos cho biết: “Khi chúng tôi ngồi với các đội, nhóm giữ vai trò lãnh đạo, chúng tôi hiểu rằng các đội nhóm này cần một bộ hướng dẫn rõ ràng để có thể ra quyết định. Nhờ đó, các đội nhóm của chúng tôi đã tạo ra một chiến lược kinh doanh hấp dẫn và lộ trình chuyển đổi, liên quan đến tất cả các nhóm trên toàn công ty.”

Thực hiện công việc xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn từ trước cuộc khủng hoảng COVID-19 đã loại bỏ những rào cản ngăn trở các sáng kiến khi đại dịch làm thay đổi kế hoạch của họ. Thay vì lãng phí thời gian cố gắng tìm hiểu cách thức đối phó, từng đội nhóm sẽ biết cách hành động và ứng phó khi mọi người cùng theo đuổi và quán triệt sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức.

Nhận diện và trả các “món nợ kỹ thuật”

Rất nhiều công ty, đội nhóm thất bại vì họ rất muốn đưa ra một tính năng mới tân kỳ, áp dụng microservice, đưa lên đám mây hoặc các tính năng hấp dẫn mà họ có thể nghĩ ra. Nhưng điều này khá tốn kém và mất thời gian và để lại các “món nợ kỹ thuật” trong khi đòi hỏi thị trường và khách hàng cần đáp ứng nhanh chóng.

Cần có ý thức trả các món nợ kỹ thuật sau này. Cần phải thiết lập ngân sách, thời gian và nguồn lực để tái cấu trúc và trả “món nợ kỹ thuật” càng sớm càng tốt.

Thật sự một số công việc lớn lao nhất trong chuyển đổi kỹ thuật số lại là những việc bình thường, tẻ nhạt nhưng lại khá vất vả, tốn thời gian.

Carl Ott, CTO của teleCalm, chia sẻ ví dụ này như sau: “Khi doanh số bắt đầu tăng và tải hệ thống tăng, chúng tôi nhanh chóng xác định một số khả năng thất bại tiềm tàng. May mắn là chúng tôi đã có thể tránh được các bản vá khẩn cấp liên tục, tránh sự gián đoạn dịch vụ với khách hàng, thêm các khả năng mới trong cùng một lúc”.

Chú trọng vào con người

Cuối cùng, và rất quan trọng, trong thời điểm căng thẳng này, là cần chậm lại và nhận ra rằng chuyển đổi kỹ thuật số là vô nghĩa nếu không có những người thực hiện và những người sẽ được hưởng lợi công cuộc này. Vì thế cần chú trọng con người trong tổ chức của bạn. Nói chuyện và lắng nghe họ, hỏi họ những gì họ cần và cung cấp những thứ đáp ứng nhu cầu của họ. Hãy chậm lại để có thể tăng tốc.

Synerzip thực hiện điều này bằng cách tuân thủ biện pháp linh hoạt và bằng cách tạo ra một môi trường an toàn tâm lý cho tất cả các thành viên trong nhóm. Florence Lowe, COO của Synerzip nói: “Khi mọi thứ trở nên tồi tệ, chúng tôi không đổ lỗi mà thay vào đó, chúng tôi tìm kiếm giải pháp và cho những gì có thể học được từ tình huống này. Rốt cuộc, hầu hết các vấn đề là do sự kết hợp của các yếu tố chứ không phải là một cá nhân, quyết định hoặc quá trình”.