Bên cạnh việc bổ sung các quy định trong tiếp nhận, giải quyết TTHC, dự thảo Nghị định còn đề xuất cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC.
Về tiếp nhận hồ sơ TTHC, các đơn vị liên quan kiểm tra danh tính số của cá nhân, tổ chức thông qua mã định danh. Trường hợp chưa có danh tính số sẽ được hướng dẫn thực hiện hoặc cấp tài khoản cho cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, danh tính số được xác định theo danh tính của tổ chức, cá nhân ủy quyền.
Khi tiếp nhận hồ sơ, thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC. Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia và các hệ thống thông tin khác với Hệ thống thông tin một cửa điện tử thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu. Cán bộ một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ TTHC điện tử cho tổ chức, cá nhân.
Bên cạnh đó, hồ sơ cần được phân loại để số hóa gồm 2 loại. Loại 1 là kết quả giải quyết TTHC hoặc các loại hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành, loại 2 là hồ sơ được số hóa theo nhu cầu. Trường hợp số hóa theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân phải trả chi phí số hóa bằng mức chi theo quy định pháp luật cho việc tạo lập, chuyển đổi thông tin điện tử, số hóa thông tin trên môi trường mạng. Các đơn vị tiếp nhận thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về nội dung theo bản giấy. Đồng thời, ký số vào giấy tờ theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Về công tác giải quyết TTHC, các đơn vị kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà bộ phận một cửa chuyển đến, sau đó chuyển sang dữ liệu điện tử để lưu vào hệ thống thông tin theo phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin gồm mã loại giấy tờ; danh tính số tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có căn cước công dân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực. Các thông tin, dữ liệu khác được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Kết quả giải quyết TTHC khi trình cấp có thẩm quyền ký duyệt phải trình cả bản giấy và bản điện tử để thực hiện ký số, phát hành theo quy định. Khi có kết quả giải quyết TTHC thành công, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC có giá trị và được sử dụng trong thực hiện các TTHC khác của cá nhân, tổ chức.
Kết quả giải quyết TTHC điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của Hệ thống giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh. Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ, được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết TTHC trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC. Kết quả giải quyết TTHC điện tử được trả cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
Ngoài ra, dự thảo còn sửa đổi, bổ sung điều 25 về kết nối, chia sẻ dữ liệu. Theo đó, Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải được xây dựng tập trung, thống nhất, tạo thành Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh. Hệ thống sẽ tiếp nhận, giải quyết, theo dõi, đánh giá chất lượng thực hiện TTHC, cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các cấp. Đồng thời, dữ liệu sẽ được tích hợp với Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC, các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ truy xuất, kết nối, chia sẻ.
