Chuyên gia RMIT chỉ ra 4 bước tăng tính bền vững của các nhóm làm việc trực tuyến

Thách thức với lãnh đạo - xây dựng đội ngũ nhân viên trực tuyến

TS. Nguyễn Ngọc Cầu - giảng viên ngành Quản trị RMIT Việt Nam, cho biết: “Có vô số lợi ích từ việc làm việc từ xa và các nhóm làm việc trực tuyến. Nhiều số liệu cho thấy những người làm việc từ xa thường hạnh phúc hơn, ít có ý định rời bỏ công ty hơn và làm việc hiệu quả hơn nhân viên làm việc nơi công sở”.

“Các công ty cũng có thể hưởng lợi từ việc nhân viên làm việc hiệu quả hơn, chi phí thuê văn phòng thấp hơn, tỉ lệ nhân viên rời bỏ công ty thấp hơn và khả năng tiếp cận với nguồn nhân tài lớn hơn vì họ có thể tuyển dụng nhân sự từ khắp nơi trên thế giới” - ông Cầu bổ sung.

Theo ông Cầu, làm việc từ xa đã trở thành “bình thường mới” của xã hội. Theo Owl Labs, 16% tổ chức trên toàn thế giới hiện cho phép làm việc từ xa hoàn toàn, 56% sử dụng đội nhóm trực tuyến hoặc cho phép làm việc từ xa trong một số trường hợp. Một nghiên cứu của Gallup ước tính rằng 80% nhân sự làm việc hoàn toàn từ xa hoặc kết hợp (ít nhất là một phần từ xa). Đáng chú ý, Global Workplace Analytics cũng chỉ ra rằng số lượng người làm việc từ xa trên toàn cầu đã tăng hơn 150% kể từ năm 2015.

Tuy nhiên, theo TS. Hoàng Trường Giang - Giảng viên ngành Quản trị RMIT Việt Nam, sự gia tăng của hình thức này cũng như các nhóm làm việc trực tuyến cũng kéo theo một số thách thức.

“Giao tiếp là một trong những khía cạnh thách thức nhất của hình thức làm việc trực tuyến. Thông tin sai lệch và cảm giác bị thiếu kết nối giữa các thành viên có thể xảy ra do không có tương tác trực tiếp ngoài đời” - ông Giang nói.

Thách thức thứ hai là làm việc trong các nhóm có quy mô toàn cầu ở những múi giờ khác nhau. Các nhóm này có khả năng thúc đẩy sự sáng tạo bằng cách cho phép thành viên khám phá sự khác biệt về văn hóa và chia sẻ ý tưởng.

Tiến sĩ Giang chỉ ra rằng việc hợp tác có thể phức tạp vì các thành viên trong nhóm sẽ làm việc ở những múi giờ khác nhau. Điều này có thể khiến giao tiếp chậm trễ và giảm độ gắn kết của nhóm.

Và “thách thức thứ ba là lỗi kỹ thuật. Khi sự cố kỹ thuật xảy ra nơi công sở, nhân sự phụ trách công nghệ thông tin sẽ hỗ trợ giải quyết vấn đề" - ông Giang nói và nêu quan điểm rằng những người làm việc từ xa thường phải dựa vào chính họ để giải quyết các rắc rối kể trên. Nếu không am hiểu về công nghệ, điều này có thể khiến họ mệt mỏi và giảm năng suất làm việc.

Do đó, cần phải xây dựng nhóm làm việc trực tuyến kiên cường để vượt qua các thách thức do hình thức làm việc này mang lại.

Làm thế nào để xây dựng tính bền vững cho đội ngũ làm việc trực tuyến?

Tiến sĩ Cầu chia sẻ: “Với tư cách một lãnh đạo, việc trao quyền cho nhân viên thể hiện niềm tin của bạn vào khả năng của họ, đề cao tầm quan trọng của công việc, đồng thời cho phép họ đóng góp vào việc ra quyết định và loại bỏ các ràng buộc quan liêu. Trao quyền cho nhân viên có thể cải thiện tính bền vững của các nhóm làm việc trực tuyến theo nhiều cách khác nhau”.

Việc này cần 4 bước. Để bắt đầu, bằng cách trao quyền cho nhân viên, lãnh đạo có thể tăng cường sự tự tin của họ vào bản thân và vào công việc, từ đó tăng thêm sức mạnh của cả nhóm.

“Thứ hai, bằng cách loại bỏ những ràng buộc quan liêu đối với thành viên trong nhóm làm việc trực tuyến, có nhiều khả năng họ sẽ sáng tạo đổi mới trong việc tìm kiếm các giải pháp, từ đó cải thiện khả năng ứng biến” - TS. Cầu nói.

Thứ ba, trao quyền cho nhân viên sẽ tác động đến tâm lý ảnh hưởng đến năng lực và quyết tâm của họ, có khả năng dẫn đến sự gắn kết nhóm tốt hơn.

Tiến sĩ Giang giải thích: “Khi các thành viên trong nhóm tham gia nhiều hơn vào các hoạt động, họ sẽ dần quen biết nhau. Nhờ đó, khả năng làm việc nhóm về mặt tinh thần và hệ thống trí nhớ cộng tác (transactive memory) cũng sẽ được cải thiện”.

Cuối cùng, trao quyền cho nhân viên thể hiện thông điệp rằng họ được tin tưởng để đưa ra các quyết định quan trọng. Quyền tự chủ tại nơi làm việc thúc đẩy khả năng học hỏi và đem đến cho nhân viên tâm lý an toàn.

Theo Tiến sĩ Giang: “Một trong những thách thức đối với doanh nghiệp Việt Nam là lãnh đạo tổ chức nên điều hướng doanh nghiệp của họ như thế nào trong kỷ nguyên số này”.

Việc xây dựng các đội nhóm kiên cường có thể giúp nhân viên vượt qua nhiều thách thức trong môi trường làm việc trực tuyến. Bằng cách chủ động trong lãnh đạo số, lãnh đạo các tổ chức tại Việt Nam có tiềm năng phát triển doanh nghiệp của họ, đóng góp cho kinh tế Việt Nam và gặt hái thành quả từ xu hướng chuyển đổi số.