Sau đại dịch Covid-19, đến nay nền kinh tế thế giới lại gặp phải thách thức từ lạm phát tăng, nhu cầu tiêu dùng giảm kéo theo sụt giảm doanh thu hàng hóa. Các doanh nghiệp Việt Nam không nằm ngoài vòng ảnh hưởng. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, trong tháng 6/2023, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 60.200 doanh nghiệp (tăng 18,2% so với năm trước); 31.000 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể (tăng 28,9%); 8.800 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể (tăng 2,8%). Điều này cho thấy các doanh nghiệp trong nước đang "điêu đứng" bởi việc thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự.
Trong hoàn cảnh này, việc chuyển đổi số càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp muốn duy trì sự tồn tại trên thị trường. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Đây cũng là thời điểm mà nhiều doanh nghiệp tìm đến các giải pháp văn phòng số để chuyển đổi mô hình quản lý, tự động hóa quy trình công việc, quản lý giao việc, quản lý dự án, tạo lập, ký kết hợp đồng. Đối với các tập đoàn lớn, áp dụng giải pháp văn phòng số có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy trình làm việc phức hợp, đa điều kiện liên kết giữa các phòng ban, giúp hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được tự động chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng.
Đặc biệt, giải pháp văn phòng số đem lại sự kết hợp giữa việc "lưu trữ và quản trị dữ liệu tập trung" và "quản lý quy trình công việc" - hai yếu tố quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp.
Giải pháp low-code của 1C:Document Management
với khả năng tùy chỉnh cao
Ông Alexander Bezborodov, Giám đốc phát triển giải pháp 1C:Document Management cho biết nền tảng văn phòng số này sử dụng giải pháp low-code. Đây là giải pháp có tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao.
Low-code platform (nền tảng mã nguồn ít) là một công nghệ cho phép người dùng tạo ra các ứng dụng phức tạp mà không cần phải có kiến thức sâu về lập trình. Thay vì phải viết mã từ đầu, người dùng chỉ cần kéo và thả các thành phần trên một giao diện đồ họa và cấu hình chúng để tạo ra các ứng dụng
Theo ông Bezborodov, 1C:Document Management được xây dựng từ những block nhỏ, các doanh nghiệp có thể thay đổi bất kỳ miếng block nào theo nhu cầu mà không làm ảnh hưởng hoặc hỏng hệ thống vì phần lõi đã được cố định và được đóng. Chỉ rất ít phần mà doanh nghiệp phải can thiệp bằng lập trình, chẳng hạn như doanh nghiệp muốn có một giao diện hệ thống khác biệt theo yêu cầu của lãnh đạo.
Nền tảng của 1C:Document Management không chỉ là Low-code mà thậm chí có thể gọi là No-code, gần như doanh nghiệp không cần phải có kỹ năng lập trình, viết code vẫn có thể sử dụng và tùy chỉnh 1C:Document Management được theo nhu cầu khách hàng.
Theo thống kê của McKinsey, trung bình mỗi nhân viên mất khoảng 1,8 giờ mỗi ngày để tìm tài liệu. Giờ đây với sự hỗ trợ của giải pháp văn phòng số, có thể rút ngắn thời gian tìm kiếm.
Theo một thống kê của 1C:Document Management, thì 80% lãnh đạo doanh nghiệp đang muốn tăng cường sử dụng các giải pháp tự động hóa. Còn theo khảo sát của VINASA, 40% doanh nghiệp Việt Nam mong muốn ứng dụng nền tảng cộng nghệ vận hành nội bộ chuyên nghiệp.
Giải pháp văn phòng số của 1C:Document Management cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn nhờ áp dụng các giải pháp tự động hóa, cũng như lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi nhân viên đang làm việc gì, hiệu quả thế nào, chuỗi quy trình công việc đang được triển khai đến đâu, hiệu quả ra sao.
Ví dụ về quy trình hoạt động của một nền tảng 1C:Document Management:
Nhân viên kinh doanh tạo tự động hợp đồng mới dựa trên 70 trường thông tin có sẵn. Nhân viên phòng pháp chế sẽ đưa thông tin, quy định vào từng trường để người nhân viên có thể lựa chọn. Nhờ những trường như vậy thì tốc độ xây dựng văn bản rất nhanh.
Giám đốc kinh doanh theo dõi được lịch sử xử lý của văn bản, quyết định xem có cần đẩy nhanh tốc độ xử lý không, sau đó xác nhận và duyệt nội dung cho hợp đồng. Rồi gửi chuyển tiếp lên cấp cao hơn xét duyệt. Tổng giám đốc duyệt và ký số hợp đồng và sau đó phòng văn thư sẽ cấp số và lưu trữ hợp đồng.
Tất cả các quy trình xem xét và phê duyệt hợp đồng đều có thể được thực hiện qua máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động. Phần mềm tích hợp chữ ký số rất tiện dụng cho việc lập và ký duyệt hợp đồng,
Ngoài tạo hợp đồng, 1C:Document Management còn có thể tạo báo cáo chấm công (liệt kê công việc các phòng ban, số lượng công việc đã hoàn thành đúng hạn, quá hạn; số lượng công việc chưa hoàn thành) và thực hiện các mô đun công việc khác theo yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. Giải pháp văn phòng số 1C:Document Management 3.0 có hơn 1.000 chức năng và tiện ích đa dạng.
Ông Bezborodov cho biết, doanh thu 1C:Document Management 3.0 có doanh thu tăng 18% so với năm 2022' số bộ 1C:Document Management đã được ứng dụng từ năm 2009 là 14.000; trung bình 5 dự án được triển khai mỗi ngày. Khi triển khai tại Bưu điện Liên bang Nga, thống kê cho thấy nền tảng này giúp giảm công tác quản lý thủ công tới 35%; giảm thời gian tìm kiếm thủ công tới 50%; gia tăng hiệu suất công việc hơn 20%; thời gian xử lý một văn bản giảm từ 10 phút xuống 3 phút; hiệu quả trao đổi công việc qua văn bản số đạt trên 99%.
Tái cấu trúc trong thời đại số
Ông Tăng Văn Khánh, Chủ tịch HĐQT Công ty giải pháp công nghệ OOC, nói rằng doanh nghiệp bắt buộc phải tái cấu trúc trong giai đoạn nền kinh tế đầy khó khăn và cạnh tranh như hiện nay. Chiến lược tái cấu trúc nên đi theo hướng tái lập, chuẩn hóa hệ thống quản lý, quy trình, chính sách, tiêu chuẩn. Từ đó tiến tới tái cơ cấu tổ chức, tái cấu trúc mô hình kinh doanh.
Doanh nghiệp sau tái cấu trúc, theo ông Tăng Văn Khánh, sẽ có mô hình kinh doanh mới, cơ cấu tổ chức mới, hệ thống quản lý/quy trình mới. Hoạt động của doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn nhờ tiếp cận khách hàng tốt hơn, trải nghiệm khách hàng tốt hơn, hiệu suất vận hành/ sản xuất cao hơn với chi phí thấp hơn.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần triển khai chuyển đổi số đồng bộ các chức năng của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cập nhật cho quản lý, tăng cường tương tác và trải nghiệm tốt cho khách hàng. Những công cụ chuyển đổi số, trong đó có văn phòng số sẽ đem lại cho doanh nghiệp cơ hội tái cấu trúc mạnh mẽ hơn.
Đồng tình với nhận định của ông Khánh, ông Phạm Thành Đại Lĩnh, Giám đốc khối tư vấn công nghệ số - FPT Digital cho rằng nguồn lực doanh nghiệp có hạn (nguồn lực về tài chính và con người), do đó doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn lực để vận hành tối ưu. Cần xác định rõ con đường mà mình muốn đi trong 1-2 năm tới, lựa chọn công nghệ mà mình cần áp dụng để chuyển đổi số thành công.
Ông Lĩnh cũng đã chia sẻ công thức để FPT Digital phát triển năng lực thích ứng trong thời đại số dựa trên nền tảng phát triển bền vững, đó là tập hợp các chuyên gia về công nghệ cùng với cộng đồng am hiểu về kỹ năng số; thiết lập môi trường cộng tác và quản trị số trong đó có sự phối hợp giữa các nền tảng văn phòng số và phương thức báo cáo quản trị.
Phóng viên VietTimes đã có cuộc trao đổi với ông Alexander Evchenko, Giám đốc điều hành 1C Việt Nam về giải pháp văn phòng số cho doanh nghiệp
PV: Xin ông giới thiệu về các giải pháp của 1C Việt Nam?
Ông Evchenko: 1C Vietnam cung cấp và phát triển phần mềm doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp nền tảng low-code 1C:Enterprise nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Nhờ “khả năng tùy biến” cho phép tùy chỉnh hệ thống dễ dàng dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Hiện nay, 1C Việt Nam cung cấp sáu giải pháp chính bao gồm Giải pháp văn phòng số; Giải pháp kế toán chuyên nghiệp; Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể; Giải pháp quản lý bán lẻ; Quản lý kho bãi và Kế toán đóng gói.
PV: Các doanh nghiệp gặp phải những thách thức gì khi muốn chuyển đổi số thưa ông?
Theo kinh nghiệm tôi thấy, các CEO tại Việt Nam thường ủy thác việc chuyển đổi số cho bộ phận CNTT, gây cản trở tiến độ, trong khi chính họ phải là người chủ động dẫn dắt và tham gia vào quá trình này. Một thách thức phổ biến khác là các doanh nghiệp đôi khi tích hợp không hiệu quả giữa các giải pháp số hóa của họ. Đối với các công ty có hệ thống quản lý nội bộ đã lỗi thời hoặc công nghệ vẫn còn ở giai đoạn đầu, việc tích hợp có thể phức tạp và không hiệu quả. Sự tích hợp toàn diện là cần thiết để chuyển đổi kỹ thuật số thành công.
Thách thức thứ ba mà các doanh nghiệp cũng nên xem xét là việc chuyển đổi cần phải song hành với phương thức số hóa, vì vậy các công ty cần đảm bảo các hoạt động kinh doanh nội bộ của họ được tối ưu hóa trước khi áp dụng công nghệ để tự động hóa công việc.
PV: Chuyển đổi số là một quá trình lâu dài và tốn kém. Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần ưu tiên gì để chuyển đổi thành công?
Điều quan trọng nhất trước khi doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số, tự động hóa các quy trình là doanh nghiệp cần phải tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp đó, vì nếu tự động hóa sự hỗn loạn sẽ dẫn đến phản ứng dây chuyền của mọi sự hỗn loạn.
Chuyển đổi số là tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và áp dụng công nghệ song song với nhau. Để vận hành hiệu quả, thấu hiểu sản phẩm và khách hàng, trước tiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thử nghiệm các công nghệ phổ biến hoặc các công cụ chuyên dụng quy mô nhỏ như 1C:Company Management (giải pháp quản trị tổng thể) để có được những đánh giá sâu và hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng, trước khi áp dụng các công nghệ phức tạp hơn trên quy mô lớn hơn.
