Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): nhân tố thiết yếu của quá trình chuyển đổi số

Việc sử dụng tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) đang được mở rộng áp dụng nhanh chóng trên tất cả các nhóm ngành, khu vực địa lý, các tổ chức với quy mô khác nhau, các doanh nghiệp theo đuổi nhóm lợi ích như: cắt giảm chi phí, áp dụng nhanh hơn, tối ưu hóa hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu lỗi, quản lý và kiểm soát dễ dàng hơn. Điều đó đang thúc đẩy đầu tư chi phí vào RPA ngày càng tăng nhanh.

Trong khi một doanh nghiệp chắc chắn có thể áp dụng RPA mà không cần một chương trình chuyển đổi số toàn diện, hầu hết các chương trình chuyển đổi số sẽ không thực sự khả thi nếu không có khả năng tự động hóa thông minh.

Sự khác biệt giữa RPA và AI là gì ?

Một BOT phần mềm RPA sẽ sao chép cách con người tương tác với một ứng dụng hoặc hệ thống và sau đó sẽ tự động hóa tác vụ đó. Đối với nhiều doanh nghiệp, việc áp dụng RPA là một trong những cách tiếp cận đầu tiên (và đơn giản nhất) tới tự động hóa trong quá trình tiếp cận với chuyển đổi số của họ.

Chip Wagner, Giám đốc điều hành của ISG Automation, bộ phận RPA của công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ toàn cầu ISG đã giải thích: “Các chỉ số ROI rất có sức thuyết phục và bền vững so với một số những chương trình thay đổi công nghệ dài hạn khác”.

Mặc dù ban đầu nhiều cơ quan, tổ chức có thể coi RPA như một công cụ tự động hóa đơn giản hoặc một giải pháp khắc phục ngắn hạn, nhưng hơn hết nó có thể sẽ trở thành chất xúc tác cho sự thay đổi lớn, như là một phần trong việc mở rộng chiến lược chuyển đổi số.

Siddhartha Sharad, giám đốc công ty tư vấn chuyển đổi dịch vụ kinh doanh và công nghệ Pace Harmon cho biết: “Hầu hết việc áp dụng RPA xuất phát từ nhu cầu tự động hóa các tác vụ vận hành thủ công, lặp đi lặp lại, và điều đó đã chứng minh rằng RPA là một chiến thuật hiệu quả trong việc hỗ trợ những lỗ hổng của hệ thống IT.

Tuy nhiên, các tổ chức, cơ quan chỉ có thể tạo ra giá trị lớn nhất từ việc áp dụng RPA là khi RPA được hợp nhất với các công nghệ số khác như AI, các công cụ quy trình làm việc thông minh để thúc đẩy chuyển đổi số theo quy trình đầu cuối".

Ví dụ về việc sử dụng RPA trong chuyển đổi số

Wagner đã từng nhận định: “RPA có thể ảnh hưởng tới tất cả các bộ phận, ban ngành, giúp giảm thiểu chi phí đáng kể, tăng tốc độ vận hành, cải thiện sự tuân thủ, giảm bớt gánh nặng trách nhiệm...”.

Như Everest Group đã giải thích trong bài báo trước đó, “RPA là một giải pháp xác định, kết quả của nó đã được biết trước và được sử dụng hầu hết cho các hoạt động giao dịch và các quy trình được tiêu chuẩn hóa”. Một số trường hợp sử dụng RPA thường thấy bao gồm: xử lý đơn đặt hàng, tạo báo cáo tài chính, hỗ trợ IT, tổng hợp và đối chiếu dữ liệu.

Wager đã khẳng định rằng: “RPA là một phần của chuỗi dài các công nghệ tự động hóa thông minh, được sử dụng cùng nhau và theo cách tích hợp, có thể thay đổi chi phí một cách đáng kể, cùng với đó là nâng cao sự tuân thủ nghiêm ngặt và giảm thiểu các lỗi tốn kém”.

6 vấn đề cần được lên kế hoạch để RPA trở thành một phần của chuyển đổi số:

Liên kết chiến lược

Trong quá trình thiết lập một chương trình RPA, điều quan trọng nhất là phải đồng nhất mục tiêu chương trình với chiến lược chuyển đổi số tổng thể. Sharad nói: “Ví dụ, nếu đối với một doanh nghiệp việc cải thiện trải nghiệm khách hàng là trọng tâm của chuyển đổi thì điều quan trọng là phải ưu tiên các cơ hội để RPA tác động đến trải nghiệm của khách hàng”.

Quản trị

Khi mối quan tâm về RPA dần tăng lên trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo IT phải lập kế hoạch để mở rộng và áp dụng các sáng kiến tự động hóa này trong bối cảnh của quá trình chuyển đổi số.

Wagner đã đề cập: “Chúng tôi đã chứng kiến các doanh nghiệp phải vật lộn với việc mở rộng quy mô. Họ có xu hướng đạt được thành công có giới hạn nhất định, nhưng gặp khó khăn rất nhiều để đạt được quy mô lớn hơn và có ảnh hưởng hơn”.

Theo Wagner, RPA và tự động hóa thông minh đã được thổi phồng là cách dễ dàng để mở rộng quy mô, nhưng nó thực sự đòi hỏi giải pháp quản trị và chiến lược phù hợp nhằm hỗ trợ các nhóm BOT phần mềm lớn.

Hệ thống và quy trình ổn định

RPA hoạt động tốt nhất trong môi trường có hệ thống và quy trình ổn định. Sharad đã nói: “Các thay đổi trong ứng dụng đôi khi có thể làm cho việc áp dụng RPA trở nên dư thừa. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải đánh giá khả năng đứng vững của RPA trong bối cảnh lộ trình chuyển đổi số tổng thể mà họ đang hướng tới”.

Quản lý thay đổi tổ chức

Việc thiếu kế hoạch quản lý thay đổi và thi hành phù hợp là một trong những lý do phổ biến nhất khiến việc triển khai RPA không thành công.

Sharad đã khẳng định: “Mức độ thay đổi này có thể khiến người lao động cảm thấy lo lắng và bối rối, dẫn đến sự phản kháng, theo thời gian dần suy yếu. Tính bền vững và quy mô của các sáng kiến RPA muốn thành công đòi hỏi sự thay đổi phải có tổ chức và quản lý chuyển đổi văn hóa hiệu quả, với các thông tin liên lạc rõ ràng và minh bạch nhằm nâng cao nhận thức và sự chấp nhận của người lao động”.

Các chỉ số thành công được xác định rõ ràng

Điều quan trọng là phải đo lường, xác định các lợi ích được mong đợi từ việc triển khai RPA. Sharad cho biết: “Nếu không có các biện pháp đo lường thành tựu nhất định, các doanh nghiệp có nguy cơ tạo ra những ảo vọng sai lầm và khiến các bên liên quan bị ảnh hưởng”.

Sự tập trung tích cực

Để đảm bảo thành công, các sáng kiến RPA đòi hỏi nguồn lực có kỹ năng, mô hình quản trị và khuôn khổ kiểm soát chặt chẽ, cũng như các quy trình triển khai và quản lý sản xuất được xác định rõ ràng.

Sharad đã nói rằng: “Những khả năng này cần thời gian, nỗ lực và sự tập trung để phát triển và cần được tính toán cẩn thận trong quá trình hoạch định chiến lược chuyển đổi số. Một mô hình quản trị RPA phải được xác định rõ ràng, có kỷ luật và các cuộc họp với ban chỉ đạo thường xuyên là một cách để đảm bảo sự hỗ trợ và tập trung bền vững".

Theo The Enterprisers Project