Việc số hóa các dữ liệu báo cáo, giảm chi phí in ấn được quan tâm trong thời gian gần đây, một mặt giảm nhiều thời gian chi phí in ấn phục vụ cho các cuộc họp mặt khác phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong toàn EVN/EVNNPT.
Qua đó, các cơ quan, đơn vị, tổ chức thường sử dụng mã QRCode để chia sẻ tài liệu trực tuyến phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, và các sự kiện nội bộ. Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng… để quét mã QRCode, tải về tài liệu và nghiên cứu trước khi tham gia cuộc họp. Các tài liệu này thường được lưu trữ trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc các website, trang thông tin trực tuyến có chức năng chia sẻ liên kết công khai.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi liên kết chứa tài liệu thành mã QRCode hiện tại còn gặp nhiều bất cập khi đa phần dựa trên các công cụ miễn phí không có tính năng bảo mật hay quản lý truy cập. Một số hạn chế lớn của các công cụ miễn phí bao gồm: Không theo dõi được lượt tải, người tải, và thời gian tải tài liệu; Không cho phép thay đổi liên kết mà không thay đổi mã QRCode, dẫn đến bất tiện nếu cần thay đổi thông tin lưu trữ; Không đảm bảo tính bảo mật cao, dễ xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin; Có chèn quảng cáo, gây ảnh hưởng tới trải nghiệm người dùng.
Giao diện công cụ tạo mã QRCode phục vụ quản lý tài liệu tại CPMB
Từ thực trạng trên, nhu cầu có một công cụ chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu bảo mật trong môi trường làm việc của các cơ quan đơn vị là rất lớn. Công cụ tạo mã QRCode quản lý tài liệu điện tử sẽ cung cấp giải pháp không chỉ tạo mã QRCode mà còn giúp quản lý, kiểm soát thông tin truy cập tài liệu, duy trì tính linh hoạt trong thay đổi nội dung liên kết, và đảm bảo bảo mật thông tin khi chia sẻ tài liệu đến các đối tượng được chỉ định. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu, nâng cao tính chuyên nghiệp, bảo mật, và hiệu quả trong quá trình tổ chức các sự kiện.
Mục đích của sáng kiến là xây dựng một website tạo mã QRCode có khả năng quản lý và kiểm soát tài liệu điện tử một cách hiệu quả, giúp các cơ quan, đơn vị đảm bảo được bảo mật thông tin và thuận tiện hơn trong công tác chia sẻ tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Giải pháp này nhằm: Tăng cường bảo mật trong chia sẻ tài liệu nội bộ; Quản lý và thống kê được lượt tải, người tải, và các thông tin truy cập khác; Tạo tính linh hoạt cao, cho phép thay đổi liên kết chứa tài liệu mà không cần thay đổi mã QRCode; Cá nhân hóa mã QRCode với logo cơ quan giúp thể hiện tính nhận diện riêng của từng đơn vị.
Giải pháp được đề xuất là một website tích hợp các công cụ tạo mã QRCode chuyên dụng cho việc quản lý tài liệu điện tử. Các tính năng chính của website này bao gồm:
- Tạo mã QRCode tùy chỉnh: Cho phép tạo mã QRCode cho các tài liệu chứa trong dịch vụ đám mây hoặc trên các hệ thống nội bộ, với khả năng tùy chỉnh mã QR để chèn thêm logo cơ quan hoặc các hình ảnh biểu tượng khác.
- Quản lý truy cập: Cung cấp các tính năng quản lý lượt truy cập như ghi nhận số lượng người tải, thống kê thời gian truy cập, và lưu trữ thông tin truy cập giúp đảm bảo khả năng giám sát. Website sẽ có giao diện trực quan để xem thống kê này theo thời gian thực.
- Tính năng bảo mật thông tin: Website có các cài đặt bảo mật cho phép chỉ định địa chỉ email hoặc tài khoản cụ thể được phép truy cập tải tài liệu, giúp tránh việc phát tán không kiểm soát.
- Chỉnh sửa liên kết tài liệu dễ dàng: Một trong các tính năng nổi bật là cho phép thay đổi liên kết chứa tài liệu mà không cần thay đổi mã QRCode ban đầu. Điều này giúp duy trì khả năng truy cập tài liệu, tránh việc phải cập nhật mã QR mới, giảm công sức và chi phí in ấn, đặc biệt quan trọng với các tài liệu đã được sử dụng rộng rãi.
- Không có quảng cáo: Không giống các công cụ miễn phí, chương trình tạo mã QRCode không hiển thị quảng cáo, gây khó chịu cho người dùng.
Để thử nghiệm và áp dụng giải pháp, đội nghiên cứu đã tiến hành triển khai tại một số cuộc họp nội bộ với quy mô khác nhau. Các bước triển khai bao gồm 5 bước, đó là:
Bước 1: Cài đặt và tạo tài khoản thử nghiệm: Đăng ký tài khoản cho người quản lý và các đơn vị thử nghiệm. Tài khoản này sẽ có quyền tạo và quản lý mã QRCode, thêm thông tin nhận diện và truy cập vào phần thống kê truy cập.
Bước 2: Tạo mã QRCode và phân phối tài liệu thử nghiệm: Tài liệu được tải lên các dịch vụ đám mây, sau đó tạo mã QRCode chứa liên kết. Mã QRCode được phát cho các thành viên tham dự cuộc họp để kiểm tra tính tiện lợi trong truy cập và tải tài liệu.
Bước 3: Thử nghiệm tính năng quản lý truy cập và thay đổi liên kết: Sau khi phát mã QRCode cho các thành viên, chúng tôi thay đổi đường dẫn tài liệu mới mà không cần thay đổi mã QRCode để đảm bảo tính linh hoạt. Quá trình này được thực hiện thành công, và mã QRCode cũ vẫn dẫn tới nội dung mới.
Bước 4: Chỉ định tài khoản được tải tài liệu: Thực hiện chỉ định đối tượng được tải tài liệu, đảm bảo tài liệu được tải xuống và sử dụng đúng đối tượng
Bước 5: Kiểm tra và ghi nhận kết quả: Trong suốt quá trình thử nghiệm, ghi nhận các thống kê truy cập, đảm bảo tài liệu được tải xuống và sử dụng đúng đối tượng. Thống kê truy cập được quản lý dễ dàng và cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý.
Giao diện ứng dụng quản lý QRcode tại CPMB
Qua quá trình áp dụng, giải pháp đã mang lại một số hiệu quả thực tế đó là tăng cường hiệu quả và bảo mật trong chia sẻ tài liệu, tính năng chỉ định email truy cập giúp đảm bảo chỉ những người có liên quan mới có thể tải tài liệu, nâng cao mức độ bảo mật thông tin, đặc biệt trong các cuộc họp có tính chất quan trọng và nội dung nhạy cảm; Tiết kiệm chi phí và nâng cao tính linh hoạt: Việc có thể thay đổi đường dẫn tài liệu mà không phải cập nhật mã QR mới giúp tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời linh hoạt trong quản lý tài liệu khi có những thay đổi bất ngờ. Đặc biệt trong các trường hợp tài liệu cần được cập nhật thường xuyên, tính năng này giúp giảm thiểu tối đa công việc cập nhật; Nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức: Giải pháp tạo mã QRCode tùy chỉnh với logo riêng của cơ quan giúp thể hiện tính nhận diện của đơn vị và mang lại hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong các hoạt động công tác và giao tiếp; Thống kê, báo cáo chi tiết: Các tính năng quản lý truy cập đã giúp người quản lý dễ dàng theo dõi quá trình sử dụng tài liệu, từ đó lập báo cáo chi tiết hơn về tình hình sử dụng và nhu cầu thực tế của cán bộ tham dự, giúp cải thiện công tác tổ chức các cuộc họp sau này.
Việc nghiên cứu các giải pháp để nâng cao chất lượng công việc, cũng như ứng dụng các tri thức sẵn có vào công tác quản lý điều hành là quan trọng. Mỗi CBCNV tùy theo chức năng nhiệm vụ được giao, luôn không ngừng nghiên cứu học tập để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu cho các cấp lãnh đạo những sáng kiến cải tiến kỹ thuật phục vụ vào quản lý điều hành. Có như thế, kế hoạch và nhiệm vụ của Chuyển đổi số của EVN/EVNNPT và của CPMB mới hoàn thành tiến độ mục tiêu đề ra.