Trước đại dịch Covid-19, Linda Aiello là nhân viên làm việc từ xa duy nhất trong team Salesforce của cô ấy. Khi đến giờ họp, 13 đồng nghiệp của cô ấy sẽ tập trung trong một phòng họp ở San Francisco trong khi cô ấy chỉ có thể ngồi trước màn hình từ London.
"Nếu tôi không phải là người nói đầu tiên, mọi người sẽ chẳng nhận ra tôi cũng đang tham gia cuộc họp," Aiello nói tại hội nghị EmTech Next.
Năm ngoái, nhiều nhân viên đã tham gia họp online khi các tổ chức yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà thời kỳ dịch bệnh bùng phát mạnh. Nhưng khi văn phòng mở cửa trở lại và nhân viên quay trở lại bàn làm việc của họ, những người làm việc ở xa có thể cảm thấy mình lạc lõng.
Cô Linda Aiello đã tham gia cùng các lãnh đạo công ty khác trong sự kiện EmTech và họ đã chia sẻ những hiểu biết sâu sắc và đề xuất ý kiến để đảm bảo những người làm việc từ xa được nhìn nhận và lắng nghe.
Không gian thực tế hỗn hợp và "cánh cổng" để cộng tác
Theo một cuộc khảo sát năm 2020 của Cisco với các giám đốc điều hành và các chuyên gia, 98% tất cả các cuộc họp trong tương lai sẽ có ít nhất một người tham gia từ xa.
"Các phòng họp sẽ được tối ưu hóa không chỉ cho những người trong phòng mà còn cho những người tham gia cuộc họp từ xa không cảm thấy lạc lõng", theo Phó chủ tịch điều hành của Cisco - ông Jeetu Patel.
Theo ông Patel, về việc trang bị các phòng hội nghị, họ sẽ loại bỏ TV màn hình phẳng gắn trên tường và chào đón công nghệ mới như camera thông minh có thể phóng to mọi người trong phòng. Có thể có bốn người ngồi trong một phòng họp, nhưng họ sẽ xuất hiện trong các ô riêng lẻ trên màn hình tương tự như đồng nghiệp làm việc từ xa. Điều này cho phép mọi người tham gia có thể nhìn rõ hơn các cử chỉ trên khuôn mặt và đọc ngôn ngữ cơ thể của nhau.
Ông Patel đề xuất các bài thuyết trình ảo sinh động hơn tương tự như một bản dự báo thời tiết với một nhà khí tượng học trình bày trước màn hình và các hiện tượng thời tiết chân thực.
 |
Chương trình dự báo thời tiết sử dụng thực tế hỗn hợp. Ảnh: Digital Bodies. |
Jordan Goldstein, Giám đốc thiết kế tại công ty thiết kế và kiến trúc toàn cầu Gensler, cho biết các tổ chức cần cân nhắc trang bị các phòng hội nghị và các khu vực hợp tác khác cho "các cuộc họp thực tế hỗn hợp" giữa đồng nghiệp ở văn phòng và những người làm việc từ xa.
Những cuộc họp này mang mọi người lại với nhau "theo cách thực sự tạo ra sự công bằng và hỗ trợ sự tương tác của những cá nhân, mặc dù họ không ở cùng một nơi," Goldstein nói.
Goldstein cho biết xung quanh văn phòng có thể trang bị các công nghệ cảm biến đo lường khả năng sử dụng và hiệu suất của một không gian. Ví dụ: một cảm biến có thể theo dõi số chuyến đi của nhân viên lên và xuống một chuyến cầu thang cụ thể trong suốt một ngày.
Trong Khảo sát Nơi làm việc Mỹ năm 2020 của Gensler, hơn một nửa trong số 2.300 nhân viên được khảo sát cho biết họ thích kết hợp làm việc tại nhà và văn phòng. Vì vậy, nơi làm việc sẽ cần những khu vực thúc đẩy làm việc cộng tác.
Những "cánh cổng" này cần phải là nơi mà nhân viên tại chỗ có thể kết nối với các đồng nghiệp từ xa. Giao diện kỹ thuật số hỗ trợ "cánh cổng" này có thể hiển thị vị trí của các thành viên trong nhóm, bàn làm việc có sẵn và phòng hội nghị. Họ cũng có thể có bảng điều khiển phòng ban và nhóm, bảng trắng kỹ thuật số và màn hình tích hợp để làm việc giữa các thành viên trong văn phòng và các thành viên trong nhóm từ xa.
Chiến lược duy trì kết nối với nhân viên từ xa
 |
Ảnh: Forsa |
Ngoài không gian văn phòng thực tế, các tổ chức có thể thực hiện các thay đổi để hòa nhập hơn với những người làm việc từ xa và tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
Đối với các công ty lớn hơn, theo cô Aiello, họ cần điều chỉnh một số phương tiện giao tiếp để phù hợp với những gì đang diễn ra ở mỗi khu vực khác nhau trên thế giới, đồng thời cần đảm bảo để những cá nhân làm việc từ xa không cảm thấy bị tụt lại phía sau.
Ví dụ: một tuyên bố hoặc quyết định của công ty liên quan đến một số vấn đề như tình hình dịch bệnh sẽ khác nhau từ thành phố này sang thành phố khác.
Đối với người quản lý, hãy dành thời gian cho các cuộc trò chuyện nghề nghiệp với những người làm việc từ xa, nhưng cũng cần xã hội hóa giữa các thành viên trong nhóm. Một cơ hội để tăng cường kết nối cá nhân cũng có thể củng cố mối quan hệ nghề nghiệp.
Christie Lenneville, phó chủ tịch phụ trách trải nghiệm người dùng của GitLab cho biết, việc đảm bảo một sân chơi đồng đều giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên tại văn phòng giúp ngăn những nhân viên từ xa bỏ việc để chuyển sang làm tại văn phòng ở công ty khác hoặc một công ty mạnh về lực lượng nhân viên làm từ xa.
GitLab đã chuyển hơn 1.300 nhân viên của mình sang một lực lượng lao động hoàn toàn từ xa vào năm 2014. Và mặc dù mô hình đó có thể không phù hợp với mọi công ty, ông Lenneville đề xuất khi các công ty bắt đầu lên kế hoạch quay trở lại văn phòng, họ nên thiết lập các mô hình họp nếu một người làm việc từ xa, thì mọi người sẽ cùng nhau họp từ xa - ngay cả khi một số đồng nghiệp đang ngồi ngay cạnh nhau trong văn phòng.
Lenneville nói: "Nếu không, những gì bạn thấy là một số giọng nói nhất định dễ dàng chi phối các cuộc trò chuyện - thường là những giọng nói trong phòng họp. Và thật đáng tiếc nếu điều này hạn chế những ý tưởng tuyệt vời và những quan điểm khác nhau mà bạn có thể nghe thấy".
Một nghiên cứu năm 2021 từ LiveCareer cho thấy đối với 37% nhân viên làm việc từ xa, giao tiếp là một thách thức đáng quan ngại khi làm việc bên ngoài văn phòng, trong khi 36% gặp thách thức với việc cộng tác.
Rút ra kinh nghiệm từ GitLab với tư cách là một công ty hoạt động từ xa, Lenneville đưa ra các khuyến nghị:
Công cụ quản lý công việc chung. Nếu không ai có quyền truy cập hoặc thông tin về cách họ thực hiện công việc - ví dụ: quản lý dự án, các thành viên nhóm khác nhau khó có thể nắm bắt được các thành viên khác đang làm gì.
Tài liệu cập nhập mọi thứ. Các cuộc khảo sát trước đây của Quartz cho thấy 44% nhân viên làm việc từ xa cho biết họ đã bỏ lỡ thông tin quan trọng khi mọi người chia sẻ. Do đó, người quản lý cần cân nhắc một tài liệu bằng văn bản giống như một Wiki được cập nhật liên tục.
Tổ chức buổi tương tác trong giờ hành chính. Đặt thời gian định kỳ thường xuyên để đại diện nhóm sẵn sàng trả lời các câu hỏi và tương tác với bất kỳ ai trong công ty. Đối với một sự thay đổi lớn của công ty, hãy cân nhắc lựa chọn "Hỏi bất cứ điều gì" với ban lãnh đạo, nơi mọi người trong công ty có thể chia sẻ suy nghĩ của họ và đặt câu hỏi về thay đổi sắp tới.
Quay video để hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ. Đăng video để những người làm việc ở xa có thể nhận được cùng một thông tin như nhân viên làm tại văn phòng.
Có chủ ý về giao tiếp ngoài công việc. Dành thời gian để xây dựng lòng tin giữa các nhà quản lý và nhân viên, đồng thời mỗi bên có thể học hỏi được nhiều điều từ những tương tác thông thường.
Tuy nhiên, các công ty, tổ chức và người quản lý cần chuẩn bị tâm lý cho một số công việc khó khăn và kết quả không xảy ra trong một sớm một chiều.
Ông Lenneville nói: "Thay đổi là một điều khó khăn, và còn khó khăn hơn nữa để thay đổi suy nghĩ của các cá nhân. Chúng ta cần có thời gian để ổn định, ngay cả khi điều gì đó tích cực và tốt đẹp cũng cần một thời gian vừa đủ để làm quen".
Theo Trường Quản lý MIT SLOAN
