Chuyển đổi số thành công cần quyết tâm của lãnh đạo cao nhất và chiến lược thực thi phù hợp

Chuyên gia Đào Trung Thành.

- Hiện nay rất nhiều người nói về “chuyển đổi số” như một trào lưu nhưng thực chất nó là gì?

Ông Đào Trung Thành: Có lẽ cần phải dài dòng một chút. Trước tiên là làm rõ các khái niệm và lịch sử của vấn đề, từ thấp đến cao của cái gọi là “chuyển đổi số” (Digital Transformation).

Số hóa (Digitization) là bước đầu tiên của chuyển đổi số nhằm chuyển dữ liệu ở dạng truyền thống như giấy tờ thành các dữ liệu (data) trên máy tính và mạng lưới (network). Vậy, thay vì chúng ta có văn bản bằng giấy tờ thì nay là một tập dữ liệu trên máy tính. Việc gửi thư hay tài liệu thay vì qua đường bưu chính thì được gửi qua hình thức fax, email, truyền tập tin qua mạng.

Ứng dụng số hóa (Digitalization) là một quy trình hoạt động (business process) nhằm nâng cao hiệu suất công việc và giảm bớt thời gian cần thiết để thao tác công việc đã có từ trước. Những công việc trước đây được làm thủ công như đếm, ghi chú, thống kê, tìm kiếm thông tin,... nay sẽ được giảm tối đa vì có sự trợ giúp của công nghệ thông tin. Các thủ tục, quy trình được thực hiện với sự trợ giúp của hệ thống phần mềm. Hệ thống có thể được lập trình phân luồng dữ liệu đến người xử lý, trợ giúp ra quyết định, thống kê và xuất báo cáo.

Chuyển đổi số (digital transformation) là việc áp dụng số hóa và ứng dụng số hóa nhưng ở một cấp độ cao hơn. Chuyển đổi số mô tả những chuyển đổi vô cùng lớn ở quy mô doanh nghiệp hay thậm chí là thị trường, xã hội. Chuyển đổi số được xem như là "hiệu ứng xã hội tổng thể của quá trình số hóa" ("the total and overall societal effect of digitalization") (“Leadership in the Digital Age – a study on the effects of digitalization on top management leadership”, 2017, Khan, Shahyan).

Số hóa (digitization) đã tạo điều kiện cho quá trình ứng dụng số hóa (digitalization), mang lại cơ hội chuyển đổi (transformation) và thay đổi các mô hình kinh doanh hiện có, mô hình tiêu dùng, cấu trúc kinh tế xã hội, môi trường pháp lý và chính sách, mô hình tổ chức, phá bỏ rào cản văn hóa và “số hóa” (digitality) chính xã hội.

Chuyển đổi kỹ thuật số là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, thay đổi cơ bản cách doanh nghiệp, tổ chức vận hành và cung cấp giá trị cho khách hàng. Đây cũng là một sự thay đổi văn hóa đòi hỏi các doanh nghiệp tổ chức phải liên tục thách thức hiện trạng, thử nghiệm và thoải mái với những sự thiếu chắc chắn của tương lai.

Tuy nhiên, chuyển đổi số lại là một khái niệm khá rộng và ồn ào (buzzword). Tùy từng người, từng lãnh đạo có những cách hiểu rất khác nhau và dẫn đến các hành động khác nhau. Cho nên, trước khi thảo luận với ai về cái gọi là “chuyển đổi số” thì có lẽ nên tìm hiểu định nghĩa của họ về khái niệm này thế nào để đạt được nhận thức chung tránh những hiểu lầm đáng tiếc nhất là giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn hay lãnh đạo và nhân viên.

- Nhiều ý kiến cho rằng đa số các dự án chuyển đổi số đều gặp trục trặc, thậm chí thất bại, thưa ông!

Ông Đào Trung Thành: Theo một nghiên cứu của Nick Tasler trên Harvard Business Review thì “70% dự án chuyển đổi là thất bại”. Trong 1/3 cái được gọi là “thành công” ấy cũng chỉ là công bố của lãnh đạo doanh nghiệp còn thực chất rất khác với mục tiêu đề ra.

Chuyển đổi số là điều bắt buộc mang tính sống còn đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng có nói trong bài phát biểu tổng kết công tác năm 2020 và triển khai nhiệm vụ năm 2021: “Chúng ta đang sống trong một giai đoạn đặc biệt của nhân loại, thế giới đang thay đổi nhanh, khó đoán định, phức tạp và mơ hồ. Bởi vì nhân loại đang bước vào một không gian sống mới. Sự di chuyển từ thế giới thực vào thế giới số là sự di chuyển vĩ đại nhất trong lịch sử nhân loại. Trong cuộc di chuyển này, thách thức lớn và cơ hội lớn luôn đi song hành”.

Nếu ai còn chần chừ thì có lẽ sẽ bị lịch sử loại bỏ lại đằng sau. Nhưng có một nghịch lý lớn là tỷ lệ thành công chuyển đổi số không cao và nguy cơ thất bại lớn. Do đó, cần hết sức cân nhắc và suy nghĩ thấu đáo trước khi bắt tay vào công cuộc chuyển đổi đầy thử thách cho doanh nghiệp và tổ chức của mình.

- Vậy các yếu tố nào để thực hiện tốt một dự án chuyển đổi số?

Ông Đào Trung Thành: Chuyển đổi số là một công cuộc vĩ đại của doanh nghiệp và tổ chức vì nó thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh, cơ cấu của tổ chức trước đó. Như cách làm trước đây, nhiều lãnh đạo quan niệm “chuyển đổi số” như một dự án CNTT và giao CIO (Giám đốc CNTT) làm trưởng dự án hoặc mới hơn bổ nhiệm một giám đốc chuyển đổi số (Chief Digital Transformation Officer- CDO).

Nhưng nhiều người trong số này lại thuần túy về công nghệ. Theo Khảo sát Harvey Nash/KPMG về CIO năm 2018 với hơn 4.600 CIO, ưu tiên hoạt động hàng đầu của CIO là “cải thiện quy trình kinh doanh”. Nhưng trong số các CIO ở các công ty dẫn đầu về công nghệ số (Digital Leader) thì ưu tiên hoạt động hàng đầu của CIO là "phát triển các sản phẩm mới sáng tạo." Như vậy có sự chuyển dịch mối quan tâm của CIO từ quy trình sang sản phẩm mới. Tuy nhiên vẫn chưa đủ.

Mặc dù CNTT sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chiến lược chuyển đổi số nhưng công việc thực hiện và thích ứng với những thay đổi lớn đi kèm với chuyển đổi thuộc liên quan đến mọi người, mọi phòng ban trong doanh nghiệp, tổ chức. Vì lý do này, chuyển đổi là một vấn đề của con người, vấn đề tổ chức và đòi hỏi sự quan tâm của lãnh đạo cao nhất cũng như quyết tâm lớn của vị này trước công cuộc đầy cam go và rủi ro này.

Bên cạnh đó, cần phải thay đổi tư duy (mindsets). Trong bối cảnh của dịch bệnh COVID-19 này, chúng ta thấy rất nhiều biến động và đột phá cũng như các hoàn cảnh mới cần thích nghi. Công nghệ và quy trình cần thay đổi tương ứng để thích ứng.

Ngoài ra để khởi động chương trình chuyển đổi cần phải có tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng của việc chuyển đổi để làm căn cứ theo dõi, đánh giá và điều chỉnh.

Tiếp theo là một khung chuyển đổi số (framework) phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp của mình. Có thể tham khảo khung chuyển đổi của công ty tư vấn Cognizant sau đây:

Khung chuyển đổi số của Cognizant

Trong đó doanh nghiệp cần thực hiện số hóa (Digitize) các lĩnh vực như trải nghiệm khách hàng (customer experience), tổ chức, vận hành và sản phẩm dịch vụ. hoặc mô hình 9 yếu tố của Chuyển đổi số của trường kinh doanh MIT Sloan Management trong đó tập trung vào chuyển đổi mô hình kinh doanh, trải nghiệm khách hàng và quy trình vận hành.

9 yếu tố chuyển đổi số (nguồn MIT Sloan Review)

- Theo ông, các bước quan trọng trong một dự án chuyển đổi số là gì?

Ông Đào Trung Thành: Với mỗi khung chuyển đổi số (Digital transformation framework) của các tổ chức hay hãng tư vấn lại có những bước thực hiện khác nhau. Ví dụ Altimeter đề xuất 6 giai đoạn chuyển đổi:

1. Business as Usual (Kinh doanh như thường lệ)

2. Present and Active (Hiện tại và Hoạt động)

3. Formalized (Chính thức hóa)

4. Strategic (Chiến lược)

5. Converged (Hội tụ)

6. Innovative and Adaptive (Đổi mới và thích nghi)

Theo chuyên gia Brian Solis của Altimeter, các giai đoạn này đóng vai trò như một bản thiết kế kỹ thuật số (digital bueprint) để hướng dẫn chuyển đổi số có mục đích và thuận lợi. Khung chuyển đổi số tập trung vào trải nghiệm khách hàng kỹ thuật số (DCX) và do đó phản ánh một trong nhiều con đường hướng tới sự thay đổi. DCX là chất xúc tác quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, bên cạnh công nghệ và các yếu tố thị trường khác.

Để làm cho điều này dễ hành động hơn, Altimeter đã xác định sáu yếu tố chính trong tổ chức phải trải qua quá trình chuyển đổi đồng thời, đó là Phân tích, Trải nghiệm khách hàng, Quản trị và lãnh đạo, Con người và hoạt động, Tích hợp công nghệ, Tri thức số. Bằng cách kiểm tra quá trình chuyển đổi cho từng yếu tố một cách riêng biệt, khung chuyển đổi giúp các đơn vị độc lập trong công ty dễ dàng chỉ tập trung vào các lĩnh vực mà họ đang quản lý. Ví dụ: COO có thể tập trung vào Con người và Hoạt động, trong khi CTO có thể tập trung vào công nghệ, với CIO tập trung vào Tri thức số. Bằng cách đặt ra kế hoạch cho từng bộ phận, một công ty trở nên dễ quản lý hơn nhiều khi thực hiện các chiến thuật phục vụ cho nỗ lực chuyển đổi số nói chung.

Thomas M. Siebel, nhà sáng lập và CEO của C3.ai - một trong những nhà cung cấp phần mềm AI hàng đầu hiện nay, cũng là lãnh đạo danh tiếng toàn cầu với 40 năm sự nghiệp trong lĩnh vực công nghệ, đưa ra một kế hoạch hành động để chuyển đổi số gồm 10 bước như sau:

1. Biến đội ngũ lãnh đạo cấp điều hành (C-Level) thành động cơ chuyển đổi số

2. Bổ nhiệm, trao quyền và cấp ngân sách cho Giám đốc chuyển đổi số- CDO

3. Từng bước giành thắng lợi và nắm bắt giá trị kinh doanh

4. Thiết kế một tầm nhìn chiến lược và theo đuổi nó

5. Dự thảo một lộ trình chuyển đổi và truyền thông rộng rãi

6. Chọn lựa đối tác thực hiện

7. Tập trung vào lợi ích kinh tế của công cuộc chuyển đổi số

8. Kiến tạo một văn hóa mới hỗ trợ chuyển đổi

9. Cập nhật kiến thức cho đội ngũ lãnh đạo

10. Đào tạo lại đội ngũ lao động và khuyến khích tự học

Trong thập niên tới đây, sẽ có nhiều những biến động lớn và nhiều đổi mới sáng tạo về công nghệ hơn những thế kỷ trước. Sự giao thoa giữa AI, công nghệ sinh học, IoT, Big data sẽ làm thay đổi mọi thứ. Những mô hình kinh doanh mới sẽ xuất hiện và như vậy công cuộc chuyển đổi số là bắt buộc với mỗi tổ chức, doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển. Mặc dù công cuộc chuyển đổi số là thử thách và khó khăn nhưng tôi tin những lãnh đạo ưu tú và có tầm nhìn sẽ thành công trong việc thực hiện việc chuyển đổi có ý nghĩa này.

- Xin cảm ơn ông!