Hóa đơn điện tử (e-invoicing) là việc truyền, nhận và xử lý các tài liệu giao dịch kỹ thuật số giữa nhà cung cấp và người mua. Phương thức lập hóa đơn điện tử có thể giúp những doanh nghiệp tích hợp trực tiếp thông tin người mua vào hệ thống của họ.
Doanh nghiệp cần những gì để chuẩn bị triển khai, áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiểu quả?
Các bước chuẩn bị và yêu cầu để áp dụng hóa đơn điện tử
Về mặt kỹ thuật, để triển khai hóa đơn điện tử đúng cách, doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn thành các bước sau:
- Thiết lập hệ thống lập, giải pháp hóa đơn điện tử. Những giải pháp này có thể được thực hiện bằng nhân viên IT trong nội bộ hoặc bởi một nhà cung cấp bên thứ ba.
- Đảm bảo rằng quy trình lập hóa đơn mới tuân thủ các định dạng đồng nhất, yêu cầu và cấu trúc XML chi tiết.
- Tích hợp việc tiếp nhận, xử lý hóa đơn điện tử và các tài liệu điện tử liên quan vào quy trình kế toán hiện có.
- Đăng ký với cơ quan thuế.
Các bước triển khai lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
1. Xác định phạm vi của dự án
Hầu hết, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một số thách thức lớn khi triển khai giải pháp triển khai đơn điện tử. Quá trình chuyển đổi yêu cầu sự tham gia của nhiều bộ phận như quản lý dự án, kế toán và tài chính. Do đó, khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên bổ nhiệm một vị trí chịu trách nhiệm chung cho thành công của dự án triển khai.
Ban quản lý cần thực hiện phân tích yêu cầu kỹ lưỡng của toàn bộ quá trình chuyển đổi. Phạm vi và mục tiêu của hệ thống hóa đơn điện tử mới phải được xác định trước vì chúng rất quan trọng đối với kết quả cuối cùng.
Một vài nhà cung cấp có các dịch vụ và công cụ bổ sung để hỗ trợ xử lý các yêu cầu đặc thù của phạm vi kinh doanh (trong nước hoặc toàn cầu), mô hình kinh doanh (B2C hoặc B2B), quy mô khách hàng (lớn, vừa và nhỏ) và dự đoán chi phí mới cho từng hóa đơn.
Cụ thể, các nhiệm vụ cơ bản sau đây cần được hoàn thành trong giai đoạn đầu của việc triển khai hóa đơn điện tử:
- Xác định rõ các bên liên quan và có liên quan (nhà cung cấp, khách hàng, công ty tập đoàn, trung tâm dịch vụ bên thứ ba)
- Xác định các phòng ban có liên quan
- Xem xét tình trạng hiện tại của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
- Xem xét thị trường và lập danh sách các giải pháp hiện có.
Việc xem xét và đánh giá các giải pháp lập hóa đơn điện tử hiện có là rất quan trọng để đáp ứng cả các mục tiêu thương mại và các yêu cầu do cơ quan quản lý thuế đặt ra.
2. Phân tích yêu cầu giải pháp lập hóa đơn điện tử
Việc triển khai lập hóa đơn điện tử không có một quy trình chung cho từng doanh nghiệp. Do đó, điều quan trọng là phải đưa ra một danh sách đầy đủ các yêu cầu và mong đợi về hiệu suất phần mềm. Tốt nhất, doanh nghiệp nên bắt đầu với một danh sách chi tiết, xác định nhu cầu chính và lần lượt hoàn thành chúng.
Doanh nghiệp nên:
- Xác định mục tiêu của toàn bộ dự án
- Tìm hiểu cách quy trình lập hóa đơn mới sẽ tích hợp với các công nghệ AR và AP hiện có của doanh nghiệp
- Phân tích cách các nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp sẽ sử dụng và thích ứng với chính sách lập hóa đơn mới như thế nào. Một số ngành kinh doanh sẽ quen thuộc với việc phát hành hóa đơn điện tử hơn các ngành khác, giúp đơn giản hóa việc áp dụng hóa đơn điện tử hàng loạt
- Có tiến trình thực hiện và ngân sách để xác định chi phí, thời lượng và ROI dự tính
3. Xác thực nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Nhà cung cấp dịch vụ lập hóa đơn điện tử nên cung cấp nhiều định dạng hóa đơn điện tử khác nhau và hỗ trợ chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Điều quan trọng là nhà cung cấp dịch vụ phải có kinh nghiệm và khả năng xử lý các thách thức pháp lý và thương mại của việc triển khai hóa đơn điện tử.
Đối với phần mềm, doanh nghiệp nên tìm kiếm khả năng trao đổi dữ liệu giữa nhà cung cấp và khách hàng vì các tiêu chuẩn hiện hành của họ có thể thay đổi tùy thuộc vào hệ thống kế toán. Phần mềm sẽ có thể xử lý các loại tài liệu khác nhau như máy POS, giấy báo nợ...
Phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần có thể hoạt động trơn tru với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Ví dụ: Nếu tổ doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP, họ sẽ gặp ít vấn đề hơn khi tích hợp hệ thống này với phần mềm hóa đơn điện tử mới. Doanh nghiệp có thể tận dụng quy trình quản lý dữ liệu và công việc hiện tại mà không cần phải điều chỉnh nhiều. Tuy nhiên, sự giám sát kỹ lưỡng trong quá trình thiết lập hóa đơn điện tử vần cần thiết để giảm thiểu nguy cơ trục trặc của ứng dụng trong tương lai.
4. Triển khai
Đây giai đoạn mà doanh nghiệp và nhà cung cấp bắt đầu triển khai các giải pháp nhằm thiết lập hóa đơn điện tử theo những kế hoạch, mục đích đã đề ra trước đó. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tập hợp đầy đủ những giấy phép cần thiết, cũng như đảm bảo giải pháp tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước. Trong bước này, doanh nghiệp cần thông báo cho tất cả các bên bị ảnh hưởng và đào tạo nhân viên trong công ty với công nghệ mới này.
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể gặp một số khó khăn trong việc tích hợp phần mềm mới với hệ thống AR và AP hiện có, đồng thời phải đối mặt với những thiếu sót về kỹ năng trong năng lực của nhân viên. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng chi tiết cho nhân viên sẽ giúp mọi người phát triển đúng hướng trong tương lai.
5. Đánh giá hiệu quả của dự án
Sau bước triển khai, quá trình ứng dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vẫn chưa kết thúc. Khi có phần mềm, doanh nghiệp cần đánh giá, kiểm tra xem phần mềm mới có đáp ứng được hiệu suất và lợi ích mong đợi đã đặt từ trước hay không. Từ đó, tìm ra các chi tiết có thể được cải thiện và so sánh hiệu suất với các phần mềm khác sẽ là bước đi cần thiết để đảm bảo rằng doanh nghiệp đã chọn đúng nhà cung cấp và đang phát triển đúng hướng.
Theo TRG International
